Weet waar hulp nodig is
Zie welke functies bezet zijn en waar iemand tijdelijk bijspringt. Een plek blijft in beeld totdat er een structurele oplossing is.
Software voor cluborganisatie
Een club draaiende houden is teamwerk.
Met Clubista organiseer je het werk achter je sportclub, van vrijwilligersdiensten tot sponsorcontracten en commissiebudgetten. Iedereen vindt de afspraken, taken en informatie die hij nodig heeft om bij te dragen.
Geen account nodig. De oefenomgeving blijft vier uur beschikbaar.
De bezetting van je club: vaste functies, tijdelijke invulling en plekken waar hulp nodig is.
Productbeelden met fictieve personen en voorbeeldgegevens.
Maak het makkelijker om verantwoordelijkheid te nemen.
Vrijwilligers willen helpen. Dan moeten ze wel weten wat er van hen verwacht wordt en waar ze terechtkunnen. Clubista verbindt het dagelijkse werk met het overzicht dat je club nodig heeft.
Geef ruimte om zelf te beslissen
Leg budget en beslisruimte per commissie vast. Vrijwilligers kunnen hun afspraken terugvinden. Verzoeken buiten die afspraken beoordeel je apart.
Maak werk overdraagbaar
Bewaar terugkerende taken en de stappen van een activiteit. Een nieuwe vrijwilliger heeft daarmee een beginpunt voor de volgende editie.
Van vrijwilligers vinden tot sponsorafspraken nakomen.
Begin bij het werk dat je wilt organiseren. De onderdelen sluiten op elkaar aan, zodat een afspraak ook terechtkomt bij de mensen die haar uitvoeren.
Vrijwilligers & organisatie
Richt je commissies en functies in. Zie waar bezetting ontbreekt en vraag concreet om hulp.
- Eigen commissies en functies
- Bezetting, vacatures en losse klussen
- Gegevens importeren en controleren
Budgetten & declaraties
Leg vast wat een commissie kan besteden en beslissen. Volg verzoeken en declaraties tot aan de betaling.
- Commissiebudgetten en mandaten
- Declaraties en SEPA-betaalbestanden
- Realisatie en volgend seizoen
Sponsoring
Volg contacten en contracten. Verdeel de uitvoering van sponsorafspraken over de betrokken commissies.
- Contracten digitaal ondertekenen
- Tegenprestaties en facturatie
- Sponsorportaal en businessclub
Materialen & accommodatie
Houd materialen en kleding bij. Leg locaties en verantwoordelijkheden op het sportpark vast.
- Materiaalvoorraad en kledinguitgifte
- Sportpark, gebouwen en sleutels
- Inspecties en onderhoud
Planning, diensten & evenementen
Plan terugkerend werk en bewaar draaiboeken. Verdeel taken en vraag extra hulp als dat nodig is.
- Diensten en beschikbaarheid
- Evenementen, inschrijvingen en betalingen
- Draaiboeken en trainersafspraken
Samenwerking & bestuur
Leg besluiten vast en houd open vragen bij. Geef opvolgers toegang tot het werk en de afspraken die bij hun functie horen.
- Besluiten en opvolging
- Meldingen en gerichte communicatie
- Toegangsrechten en privacyverzoeken
Van afspraak naar uitvoering.
Veel clubwerk gaat door meerdere handen. Houd de afspraken en de vervolgstappen bij elkaar, ook wanneer een andere vrijwilliger het overneemt.
Een sponsorafspraak nakomen
Het contract, de uitvoering en de factuur horen bij dezelfde samenwerking.
- Leg de afspraken vast en bied het contract digitaal ter ondertekening aan.
- Verdeel de tegenprestaties en registreer wat is geleverd.
- Factureer en laat de sponsor via een eigen link de voortgang zien.
Een evenement organiseren
Regel de voorbereiding en de deelname aan jullie volgende activiteit.
- Werk vanuit een planning en draaiboek met taken.
- Open inschrijvingen met een deelnemerslimiet en wachtlijst.
- Kies gratis deelname, betaling via een ingerichte betaalprovider of achteraf factureren.
Een melding afhandelen
Een vraag of probleem heeft een verantwoordelijke nodig en een zichtbaar vervolg.
- Leg een melding vast bij de juiste commissie.
- Houd reacties, de behandeling en de status bij elkaar.
- Laat de opvolging zien, zodat het onderwerp niet in een losse berichtenreeks verdwijnt.
Sponsoring
Na het sponsorcontract begint de uitvoering.
De sponsorcommissie legt de afspraken vast. De verantwoordelijke commissie ziet wat zij moet leveren en registreert de uitvoering. Zo kun je bij het volgende gesprek terugvinden wat is afgesproken en wat al is gedaan.
Bekijk sponsoring in Clubista
Productbeelden met fictieve personen en voorbeeldgegevens.
Jullie club bepaalt de taakverdeling.
Vrijwilligerswerk heeft veel vormen: een evenementencommissie, een materiaalbeheerder of iemand die af en toe helpt. Richt je eigen commissies en functies in. Gebruik een losse klus voor hulp bij een activiteit, zonder er een vaste functie van te maken.
Bekijk hoe vrijwilligers samenwerkenBegin met één stuk van het clubwerk.
Je hoeft niet de hele vereniging tegelijk te veranderen. Bekijk eerst een herkenbaar proces in de demo en bepaal met de betrokken vrijwilligers welke afspraken je wilt vastleggen.
Bereid de start voorVoordat je gaat kijken
Moet onze club een vaste organisatiestructuur gebruiken?
Nee. Je richt eigen commissies en functies in en legt vast wie ze vervult. Een vrijwilliger kan meerdere functies hebben. Voor een losse bijdrage gebruik je een klus, zonder daar een vaste functie voor te maken.
Kunnen mensen zonder account meehelpen?
Ja. Via een gedeelde kluslink kunnen helpers zich aanmelden met hun naam en e-mailadres. Zij krijgen daarmee geen toegang tot de interne werkomgeving. De openbare wegwijzer en vacatures kun je ook zonder account bekijken.
Vervangt Clubista onze ledenadministratie of boekhouding?
Nee. Clubista richt zich op cluborganisatie en vrijwilligerswerk. Je ledenadministratie en boekhouding houden hun eigen functie. Controleer voor de start welke gegevensuitwisseling er voor jouw systemen is.
Bekijk hoe het werkt voor jouw club.
Kijk rond in een ingerichte voorbeeldclub. Probeer een werkproces uit en wissel tussen de voorbeeldrollen om te zien hoe de toegang verschilt.
Geen account nodig. De oefenomgeving blijft vier uur beschikbaar.