Publieke wegwijzer
Laat leden, ouders en bezoekers op onderwerp zoeken naar de juiste commissie. De wegwijzer en het organogram zijn zonder account bereikbaar.
Vragen komen meteen bij de mensen die erover gaan.
Zo werkt deze functieSoftware voor cluborganisatie
Wat je club met Clubista kan regelen.
Zoek een concrete taak of bekijk de mogelijkheden per werkgebied. Zo zie je wat je ermee kunt doen en hoe het aansluit op de rest van je vereniging.
Geen functies gevonden. Probeer een andere zoekterm of bekijk alle werkgebieden.
Vrijwilligers & organisatie
Richt je commissies en functies in. Zie waar bezetting ontbreekt en vraag concreet om hulp.
Bekijk dit werkgebiedEigen commissies en functies
Richt de club in met je eigen commissies, functies en taakomschrijvingen. Leg vast wie verantwoordelijkheid draagt en wie namens een commissie mag handelen.
Je software volgt de taakverdeling van de vereniging.
Zo werkt deze functieBezetting en tijdelijke invulling
Maak onderscheid tussen een vaste invulling, tijdelijke waarneming en interim. Zie waar een functie openstaat, een einddatum nadert of iemand meerdere functies combineert.
Tijdelijke oplossingen verdwijnen niet uit het overzicht.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe wijzig ik wie een functie vervult?Vacatures publiceren
Maak van een open functie een publieke vacature. Houd de werving bij met een verantwoordelijke, status en notities. Een vervulde vacature gaat weer van de site.
Je maakt van een lege plek een gerichte vraag om hulp.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe publiceer ik een vacature?Losse klussen en helpers
Deel een klus met datum, locatie en het aantal benodigde helpers. Mensen kunnen zich zonder account aanmelden. Bij voldoende aanmeldingen volgt een reservelijst; de organisator registreert aanwezigheid.
Ook iemand die af en toe helpt kan meedoen.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe vraag ik handen voor een klus?Excel- en CSV-import
Lees bestaande lijsten in en bekijk eerst de verschillen. Kies welke wijzigingen je overneemt, negeert of later beoordeelt. De broninstelling bepaalt welke administratie leidend is.
Je begint met bestaande gegevens en houdt controle over wijzigingen.
Zo werkt deze functieBudgetten & declaraties
Leg vast wat een commissie kan besteden en beslissen. Volg verzoeken en declaraties tot aan de betaling.
Bekijk dit werkgebiedCommissiebudgetten en beslisruimte
Werk per seizoen met een voorstel, beoordeling en vastgesteld budget. Leg erbij vast welke besluiten de commissie zelf neemt. Nieuwe afspraken krijgen een nieuwe versie; de eerdere blijft leesbaar.
Een commissie weet welk budget en welke bevoegdheid zij heeft.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe vraag ik een uitgave buiten het kader aan?Declaraties en uitgavenverzoeken
Dien een declaratie in met de bon erbij. Volg de beoordeling en betaalstatus. Voor een uitgave buiten de afspraken dien je een afzonderlijk verzoek in met bedrag en onderbouwing.
De vraag, het bewijs en de beslissing blijven bij elkaar.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe dien ik een declaratie in? Zo doe je dat: Hoe beoordeel ik een declaratie?Betaalrondes voor declaraties
Verzamel goedgekeurde declaraties in een betaalronde en controleer wie nog een rekeningnummer mist. Download het SEPA-bestand voor de bank. De betaling voer je uit in de bankomgeving.
Een goedgekeurde bon wordt een betaalopdracht die je kunt controleren.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe maak ik een betaalronde voor declaraties?Besteding en verplichtingen
Bekijk geboekte bedragen naast verplichtingen die commissies hebben vastgelegd. Bestellingen kunnen zo al meetellen voordat de factuur in de boekhouding is verwerkt.
Geld dat nog niet is geboekt, kan al besteld zijn.
Zo werkt deze functieBegrotingsronde voor een nieuw seizoen
Bereid het volgende seizoen voor terwijl het huidige doorloopt. Vergelijk per commissie het vorige budget, de besteding en het nieuwe voorstel. Verzamel de voorstellen voor vaststelling.
Onderbouw de nieuwe begroting met wat er werkelijk is gebeurd.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe stel ik een kader vast?Subsidiedossier met bewijsstukken
Verzamel kosten, facturen en betaalbewijzen in een dossier. Zie welke stukken ontbreken. De huidige inrichting is bedoeld voor de Nederlandse BOSA-regeling. Of kosten in aanmerking komen, moet je inhoudelijk controleren.
Bouw het dossier op tijdens het seizoen.
Zo werkt deze functieSponsoring
Volg contacten en contracten. Verdeel de uitvoering van sponsorafspraken over de betrokken commissies.
Bekijk dit werkgebiedSponsorrelaties en contracten
Bewaar contactpersonen, de fase van het gesprek en de volgende actie bij de sponsor. Leg contractbedragen, looptijden en afspraken vast. Naderende eind- en opzegmomenten komen in beeld.
Bereid het volgende gesprek voor met de afspraken bij de hand.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe leg ik een nieuwe sponsor vast?Digitaal ondertekenen
Maak een document vanuit een sponsorcontract en nodig de ondertekenaars uit. Volg de handtekeningen van de tegenpartij en de bevoegde mensen namens de club. Het document behoudt de inhoud zoals die is aangeboden.
Zie welke handtekeningen nog ontbreken voordat het contract compleet is.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe laat ik een contract tekenen? Zo doe je dat: Hoe teken ik een document namens de club?Sponsorafspraken uitvoeren
Koppel een tegenprestatie aan de commissie die haar levert. De uitvoerder registreert de afronding met bewijs, zonder daarvoor de contractbedragen te hoeven zien.
Een verkocht pakket wordt concreet werk voor de juiste mensen.
Zo werkt deze functieSponsorborden en beschikbare posities
Plaats de borden op de kaart en koppel ze aan sponsors. Zie welke posities beschikbaar zijn en welk werk er ligt voor plaatsing, vervanging of verwijdering. Sponsoring en terreinbeheer gebruiken dezelfde indeling.
Verkoop en uitvoering kijken naar dezelfde bordpositie.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe verplaats of vervang ik een reclamebord?Sponsorfacturen en betaalstatus
Maak conceptfacturen vanuit getekende contracten, controleer ze en verstuur ze per stuk of in een ronde. Volg openstaande bedragen, registreer betalingen en stuur herinneringen. Exporteer UBL of een CSV-journaal.
Je maakt de factuur vanuit het contract en ziet wat er nog binnen moet komen.
Zo werkt deze functieEen eigen portaal voor sponsors
Geef een sponsor via een persoonlijke link inzicht in contractstatus, geleverde tegenprestaties en openstaande factuurbedragen. De sponsor kan contactpersonen bijwerken en een bericht of interesse in een pakket doorgeven.
Sponsors vinden hun informatie zonder toegang tot de interne clubomgeving.
Zo werkt deze functieBusinessclub en zakelijk netwerk
Laat bedrijven een profiel maken met wat zij doen, zoeken en bieden. Ondersteun introductieverzoeken, bijeenkomsten, updates en gesprekken. De commissie beheert toegang en publicatie.
Geef de businessclub een plek waar leden elkaar kunnen vinden.
Zo werkt deze functieMaterialen & accommodatie
Houd materialen en kleding bij. Leg locaties en verantwoordelijkheden op het sportpark vast.
Bekijk dit werkgebiedMaterialen, voorraad en bestellingen
Registreer materialen en uitgifte per team. Houd voorraad en bestellingen bij. Een geplaatste bestelling kan als verplichting zichtbaar worden in het commissiebudget.
Een bestelling van materiaal kun je terugzien in het commissiebudget.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe houd ik materialen bij en bestel ik bij?Kledingplan, uitgifte en borg
Leg kleding vast per team of leeftijdsgroep, inclusief maten en vervangjaar. Registreer uitgifte en borg. Bestellingen bevatten aantallen, bedrukking en prijzen.
Zie wat teams hebben en wat het volgende seizoen moet worden vervangen.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe bestel ik kleding bij de leverancier? Zo doe je dat: Hoe geef ik kleding uit en houd ik de borg bij?Sportparkkaart en sleutelbeheer
Breng velden, gebouwen en ruimtes in kaart. Zoek per locatie op wie haar beheert, wat er ligt en wie een sleutel heeft. Bekijk het terrein ook ruimtelijk en verken het op ooghoogte.
Je ziet bij elke plek welke mensen en spullen erbij horen.
Zo werkt deze functieKeuringen en onderhoudsmomenten
Registreer keuringen en hun verloopdatum bij voorzieningen. Houd zichtbaar welke controle opnieuw nodig is, zodat je die kunt opvolgen.
Vind de keuringsinformatie terug bij de voorziening zelf.
Zo werkt deze functiePlanning, diensten & evenementen
Plan terugkerend werk en bewaar draaiboeken. Verdeel taken en vraag extra hulp als dat nodig is.
Bekijk dit werkgebiedJaarplanning met herinneringen
Plan terugkerend werk rond vaste seizoensmomenten. Als je de planning uitrolt, ontstaan er taken met datums en verantwoordelijken. Met taakherinneringen volg je de uitvoering op.
Je plant de voorbereiding in vóór de deadline.
Zo werkt deze functieDraaiboeken voor activiteiten en situaties
Bewaar de stappen van terugkerende activiteiten. Start een nieuwe uitvoering rond een datum. Bij een onverwachte situatie zet je direct een situatiedraaiboek in gang, met de te nemen stappen erbij.
Een volgende organisator heeft een uitgewerkte aanpak als vertrekpunt.
Zo werkt deze functieEvenementen met inschrijving
Publiceer een activiteit en deel de inschrijflink. Deelnemers schrijven zich zonder account in. Werk met een deelnemerslimiet en wachtlijst, en kies gratis inschrijving, betaling via een ingestelde betaaldienst of facturatie achteraf.
Deelnemers en betaalstatus horen bij dezelfde activiteit.
Zo werkt deze functieBardiensten en andere diensten
Plan diensten per dag en tijdvak, met herhaling en het aantal benodigde mensen. Koppel een dienst aan een team, houd afmeldingen zichtbaar en registreer aanwezigheid. Bij de dienst kun je kwalificaties controleren.
Zie waar de bezetting voor de komende diensten nog niet rond is.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe zet ik bardiensten in het rooster?Trainersafspraken en vergoedingen
Leg vast wie welk team begeleidt, in welke vorm en tot wanneer. Bewaar de aanvullende afspraken en signaleer naderende einddatums. Vergoedingen zijn alleen zichtbaar voor mensen met de financiële bevoegdheid.
De technische afspraken zijn overdraagbaar, de bedragen blijven afgeschermd.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe leg ik een afspraak met een trainer vast?Samenwerking & bestuur
Leg besluiten vast en houd open vragen bij. Geef opvolgers toegang tot het werk en de afspraken die bij hun functie horen.
Bekijk dit werkgebiedBesluiten, acties en open vragen
Leg besluiten vast en koppel ze aan de betrokken commissies. Acties worden taken. Geef open vragen een eigenaar en sluit ze met een antwoord of gekoppeld besluit.
De opvolging van een overleg is terug te vinden.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe leg ik een besluit vast?Meldingen tussen commissies
Stuur een vraag of verzoek naar de juiste commissie. Een eigenaar pakt het op, reageert en handelt het af. Doorsturen houdt het spoor zichtbaar; wat te lang blijft liggen kan escaleren naar het verantwoordelijke bestuurslid.
De indiener ziet of het verzoek wordt opgepakt.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe vraag ik iets aan een andere commissie?Berichten naar de juiste groep
Stuur een bericht aan een commissie, de commissieleiders, het kader, een portefeuille of de businessclub. Clubista bepaalt bij verzending wie de ontvangers zijn en bewaart ze in het archief.
Een wisseling in bezetting hoeft geen verouderde verzendlijst op te leveren.
Zo werkt deze functieToegang passend bij het werk
Richt bevoegdheden per commissie en functie in. Kies welke commissies open of besloten werken. Financiële gegevens en andere afgeschermde informatie hebben eigen toegangsregels.
Deel wat iemand nodig heeft om het werk te doen.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe geef ik iemand toegang tot Clubista?Privacyverzoeken en bewaartermijnen
Houd het verwerkingsregister bij en registreer verzoeken om inzage, correctie of verwijdering. Stel bewaartermijnen in voor onder meer helpers en inschrijvingen. De opruimverwerking houdt bij wat zij heeft gedaan.
Je maakt gegevensbeheer een terugkerend onderdeel van het clubwerk.
Zo werkt deze functieDocumenten in de clubhuisstijl
Gebruik sjablonen voor uitgaande documenten, met clubgegevens en herkenbare opmaak. De beheerder kan de eigen teksten en indeling bijhouden.
Elk document ziet eruit als van jullie club, ook als iemand anders het maakt.
Zo werkt deze functieBekijk hoe het werkt voor jouw club.
Kijk rond in een ingerichte voorbeeldclub. Probeer een werkproces uit en wissel tussen de voorbeeldrollen om te zien hoe de toegang verschilt.
Geen account nodig. De oefenomgeving blijft vier uur beschikbaar.