Besluitenlog
Vind besluiten terug met hun datum, eigenaar en status.
Samenwerking & bestuur
Zorg dat afspraken blijven werken als mensen wisselen.
Een vereniging verandert voortdurend: vrijwilligers beginnen, nemen een andere taak op zich of stoppen. Clubista legt besluiten en terugkerend werk vast binnen de organisatie, zodat de context terug te vinden is.
Productbeelden met fictieve personen en voorbeeldgegevens.
Zo werkt het in de praktijk
Leg het besluit vast
Bewaar wat is besloten en welke context daarbij hoort op een terugvindbare plek.
Houd open punten zichtbaar
Maak onderscheid tussen een genomen besluit en een vraag waarop nog een antwoord nodig is.
Bereid de overdracht voor
Werk de functiebezetting bij en loop met de opvolger de relevante afspraken en terugkerende taken na.
Zo doe je dat
Taken uit dit werkgebied, stap voor stap, met de knoppen zoals ze op het scherm heten.
Een voorbeeld uit het clubwerk
Een commissie krijgt een nieuwe coördinator. De opvolger kan het vastgestelde budget en de draaiboeken terugvinden. Tijdens de overdracht bespreek je de openstaande vragen in plaats van alles opnieuw te verzamelen.
Wat je kunt regelen
Open vragen
Houd bij welke punten nog om een antwoord of besluit vragen.
Afspraken per seizoen
Bewaar versies van commissiekaders en bereid het volgende seizoen afzonderlijk voor.
Werk bij de functie
Commissies, functiebezetting en toegangsrechten geven opvolgers hun plek in de organisatie.
Meer mogelijkheden binnen dit werkgebied
Bekijk ook het werk voor, tijdens en na dit proces.
Besluiten, acties en open vragen
Leg besluiten vast en koppel ze aan de betrokken commissies. Acties worden taken. Geef open vragen een eigenaar en sluit ze met een antwoord of gekoppeld besluit.
De opvolging van een overleg is terug te vinden.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe leg ik een besluit vast?Meldingen tussen commissies
Stuur een vraag of verzoek naar de juiste commissie. Een eigenaar pakt het op, reageert en handelt het af. Doorsturen houdt het spoor zichtbaar; wat te lang blijft liggen kan escaleren naar het verantwoordelijke bestuurslid.
De indiener ziet of het verzoek wordt opgepakt.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe vraag ik iets aan een andere commissie?Berichten naar de juiste groep
Stuur een bericht aan een commissie, de commissieleiders, het kader, een portefeuille of de businessclub. Clubista bepaalt bij verzending wie de ontvangers zijn en bewaart ze in het archief.
Een wisseling in bezetting hoeft geen verouderde verzendlijst op te leveren.
Zo werkt deze functieToegang passend bij het werk
Richt bevoegdheden per commissie en functie in. Kies welke commissies open of besloten werken. Financiële gegevens en andere afgeschermde informatie hebben eigen toegangsregels.
Deel wat iemand nodig heeft om het werk te doen.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe geef ik iemand toegang tot Clubista?Privacyverzoeken en bewaartermijnen
Houd het verwerkingsregister bij en registreer verzoeken om inzage, correctie of verwijdering. Stel bewaartermijnen in voor onder meer helpers en inschrijvingen. De opruimverwerking houdt bij wat zij heeft gedaan.
Je maakt gegevensbeheer een terugkerend onderdeel van het clubwerk.
Zo werkt deze functieDocumenten in de clubhuisstijl
Gebruik sjablonen voor uitgaande documenten, met clubgegevens en herkenbare opmaak. De beheerder kan de eigen teksten en indeling bijhouden.
Elk document ziet eruit als van jullie club, ook als iemand anders het maakt.
Zo werkt deze functieBekijk hoe het werkt voor jouw club.
Kijk rond in een ingerichte voorbeeldclub. Probeer een werkproces uit en wissel tussen de voorbeeldrollen om te zien hoe de toegang verschilt.
Geen account nodig. De oefenomgeving blijft vier uur beschikbaar.