Handleiding

Clubista is de werkomgeving voor kader en bestuur van je vereniging. Deze handleiding is geschreven voor de vrijwilliger die het werk doet, en niet voor wie de app bouwt. Gebruik het zoekveld bovenaan om direct naar een onderwerp te gaan.

Beginnen

Wat je in je eerste week doet, per rol. Vijf tot zeven stappen, verder niets.

Voorzitter: Zes stappen waarmee je in een week ziet waar de club staat: wie doet wat, waar is het vacant, en wat wacht op een besluit van jou.
Penningmeester: Zes stappen: kaders vaststellen, declaraties beoordelen, uitbetalen, en wat je aan de boekhouding overlaat.
Commissieleider: Vijf stappen: je kader lezen, je mensen zien, handen vragen, iets nodig hebben van een andere commissie, en uitgeven binnen je grens.
Clubbeheerder: Zeven stappen van lege werkomgeving naar een club die draait: seizoen, commissies, mensen, toegang, modules, wegwijzer en planning.

Hoe doe ik

Een taak per pagina, met de knoppen zoals ze op het scherm heten. Voor als je iets nu moet doen. De lijst staat op een eigen pagina, per rol en per onderwerp.

Alle taken per rol en per onderwerp

Hoe werkt dit

Per module wat hij doet en waarom hij zo werkt. Naslag, geen leesvoer voor de rij.

Wegwijzer: De publieke laag van de app: iedereen kan zonder inloggen zien bij welke commissie een vraag hoort.
De club inrichten: Het scherm voor de clubbeheerder: wat er staat, wat er nog mist, en de knoppen die dat oplossen.
Instellingen: Wat voor de hele club geldt: wie we zijn, hoe we tekenen, hoe lang we bewaren. Alleen de clubbeheerder komt hier.
Besluiten en open vragen: Het besluitenlog en de open-vragenlijst, met eigenaar en status, leesbaar voor het hele kader.
Bezetting en werving: Het bezettingsoverzicht is het scherm waar een bestuurslid in vijf seconden ziet waar het knelt.
Bronnen: Waar een gegeven vandaan komt, stel je zelf in.
Communicatie en business club: Berichten vanuit de app naar een rol, met archief. En de business club: leden, bijeenkomsten met inschrijving, en een publiek smoelenboek.
De bordenkaart: Welk bord hangt waar op het sportpark, welke plek is nog vrij, en wat moet er op het veld gebeuren.
De business club als netwerk: De business club van de vereniging: leden, bijeenkomsten met inschrijving en een publiek smoelenboek.
De sportparkkaart: De wegwijzer beantwoordt "bij wie moet ik zijn". Dit scherm beantwoordt de andere helft: waar is het.
Declaraties en uitzonderingsverzoeken: Een commissie die buiten haar kader wil en een vrijwilliger die iets voorschiet: allebei een bedrag, een beoordeling en een besluit.
Dossier-import: Hoe de inrichting van een club uit het interviewdossier in de app komt: commissies, functies, personen en afspraken in één import.
Facturatie van sponsoring: Alle sponsorfacturen in één ronde, uit de contracten, met een nummer dat daarna vaststaat en een status tot de betaling.
Jaarplanning en draaiboeken: Terugkerend werk start op tijd omdat de app het aankondigt.
Kaders, budget en mandaat: Per commissie per seizoen ligt vast wat het budget is, binnen welke kaders de commissie vrij is, en wat zij zelf beslist.
Keuringen en controles: Plan terugkerende controles, leg bevindingen vast en houd bij wat opnieuw aan de beurt is.
Kleding: Het kledingplan, de uitgifte, de borg en de bestellingen op één plek.
Klussen: De korte variant van een vacature: een datum, een tijdvak, een aantal handen. Wie zich aanmeldt zit nergens aan vast.
Koers: Waar de club naartoe wil en of zij op koers ligt: plan, pijlers, doelen en projecten, en per onderdeel wie het ziet.
Materialen: Wat er ligt, waar het ligt, wat elk team heeft en wat er besteld moet worden.
Meldingen en vragen tussen commissies: Iets melden of vragen aan een andere commissie, en volgen wat ermee gebeurt.
Ondertekenen: Een document laten tekenen zonder dat er ooit iets geprint wordt.
Privacy: Wat de app bewaart, waarom, hoe lang, en wat er vanzelf verdwijnt.
Realisatie en de boekhouding: Wat er van het budget al weg is, uit twee bronnen: wat de boekhouding heeft geboekt en wat de commissie zelf als verplicht heeft vastgelegd.
Roosters: Het rooster van de kantine en de wedstrijddiensten.
Sjablonen voor post: Hoe een mail van de club eruitziet, en hoe je dat zelf verandert zonder dat je iets van HTML hoeft te weten.
Sponsoring: Elk sponsorcontract is vindbaar, met tegenprestaties die aantoonbaar geleverd worden.
Uitbetalen: Goedgekeurde declaraties uitbetalen: rekeningnummer, betaalronde en het SEPA-bestand voor de bank.