Budget en bevoegdheid per commissie
Maak duidelijk welke besluiten de commissie zelf kan nemen en wanneer een ander moet beslissen.
Budgetten & declaraties
Duidelijke budgetafspraken geven commissies ruimte om te handelen.
Een commissie moet weten welke ruimte zij heeft. In Clubista staan de budgetposten en beslisafspraken per seizoen bij elkaar. De financiële beoordeling en uitbetaling hebben hun eigen stappen.
Productbeelden met fictieve personen en voorbeeldgegevens.
Zo werkt het in de praktijk
Maak een voorstel
De verantwoordelijke vrijwilliger beschrijft doelen, budgetposten en beslisruimte voor de commissie.
Stel de afspraken vast
De bevoegde beoordelaar stelt het kader vast. Een wijziging krijgt een nieuwe versie; eerdere afspraken blijven terug te lezen.
Volg de uitvoering
Bekijk de geregistreerde besteding en verplichtingen. Declaraties en verzoeken buiten het kader krijgen een aparte beoordeling.
Zo doe je dat
Taken uit dit werkgebied, stap voor stap, met de knoppen zoals ze op het scherm heten.
Een voorbeeld uit het clubwerk
Een commissie wil voor een activiteit meer uitgeven dan afgesproken. Zij dient een verzoek in met bedrag en onderbouwing. Het verzoek krijgt een zichtbare beoordeling, los van het bestaande budget.
Wat je kunt regelen
Declaraties met bewijs
Vrijwilligers dienen een bedrag met bon in. De beoordeling en betaalstatus blijven bij de declaratie staan.
Begroting voor het volgende seizoen
Bereid voorstellen voor zonder het lopende seizoen te veranderen. Vergelijk het vorige budget, de besteding en het nieuwe voorstel.
Samenwerking met de boekhouding
De boekhouding blijft leidend voor de financiële administratie. Waar import of export beschikbaar is, gebruik je die om gegevens uit te wisselen.
Meer mogelijkheden binnen dit werkgebied
Bekijk ook het werk voor, tijdens en na dit proces.
Commissiebudgetten en beslisruimte
Werk per seizoen met een voorstel, beoordeling en vastgesteld budget. Leg erbij vast welke besluiten de commissie zelf neemt. Nieuwe afspraken krijgen een nieuwe versie; de eerdere blijft leesbaar.
Een commissie weet welk budget en welke bevoegdheid zij heeft.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe vraag ik een uitgave buiten het kader aan?Declaraties en uitgavenverzoeken
Dien een declaratie in met de bon erbij. Volg de beoordeling en betaalstatus. Voor een uitgave buiten de afspraken dien je een afzonderlijk verzoek in met bedrag en onderbouwing.
De vraag, het bewijs en de beslissing blijven bij elkaar.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe dien ik een declaratie in? Zo doe je dat: Hoe beoordeel ik een declaratie?Betaalrondes voor declaraties
Verzamel goedgekeurde declaraties in een betaalronde en controleer wie nog een rekeningnummer mist. Download het SEPA-bestand voor de bank. De betaling voer je uit in de bankomgeving.
Een goedgekeurde bon wordt een betaalopdracht die je kunt controleren.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe maak ik een betaalronde voor declaraties?Besteding en verplichtingen
Bekijk geboekte bedragen naast verplichtingen die commissies hebben vastgelegd. Bestellingen kunnen zo al meetellen voordat de factuur in de boekhouding is verwerkt.
Geld dat nog niet is geboekt, kan al besteld zijn.
Zo werkt deze functieBegrotingsronde voor een nieuw seizoen
Bereid het volgende seizoen voor terwijl het huidige doorloopt. Vergelijk per commissie het vorige budget, de besteding en het nieuwe voorstel. Verzamel de voorstellen voor vaststelling.
Onderbouw de nieuwe begroting met wat er werkelijk is gebeurd.
Zo werkt deze functie Zo doe je dat: Hoe stel ik een kader vast?Subsidiedossier met bewijsstukken
Verzamel kosten, facturen en betaalbewijzen in een dossier. Zie welke stukken ontbreken. De huidige inrichting is bedoeld voor de Nederlandse BOSA-regeling. Of kosten in aanmerking komen, moet je inhoudelijk controleren.
Bouw het dossier op tijdens het seizoen.
Zo werkt deze functieBekijk hoe het werkt voor jouw club.
Kijk rond in een ingerichte voorbeeldclub. Probeer een werkproces uit en wissel tussen de voorbeeldrollen om te zien hoe de toegang verschilt.
Geen account nodig. De oefenomgeving blijft vier uur beschikbaar.