Hoe werkt dit: privacy

Wat de app bewaart, waarom, hoe lang en wat er vanzelf verdwijnt.

Waarom dit er is

“Privacy voorop en aan alle wetgeving voldoen” is snel gezegd. In de praktijk vraagt het drie dingen waar niemand zin in heeft: een register bijhouden, verzoeken binnen een maand beantwoorden en gegevens echt weggooien als de termijn om is. Alle drie staan hier. De app doet er zoveel mogelijk zelf van.

Het verwerkingsregister

De AVG (artikel 30) vraagt van elke vereniging een register. Daarin staat welke gegevens je hebt, waarom, op welke grondslag, hoe lang en wie ze krijgt. Is er nog geen register, kies dan Zet het register klaar. De app zet dan de regels klaar die voor elke club gelden. Wat bij jullie anders is, pas je aan.

Het hele kader mag het register lezen, op het tabblad Wat we bewaren. Dat is bewust: wie met gegevens werkt, hoort te weten waarom ze er zijn. Wijzigen doet de beheerder.

Verzoeken

Vraagt iemand om inzage, correctie of verwijdering, of maakt iemand bezwaar? Leg dat dan vast op het tabblad Verzoeken met Verzoek vastleggen. De termijn van een maand komt er vanzelf op te staan en het verzoek blijft op de lijst tot het beantwoord is. Een verzoek staat niet in de gewone werklijst van het kader. Het gaat over één persoon en is voor de beheerder en het bestuur.

De opruimer

Elke nacht voert de app de bewaartermijnen uit die bij Instellingen staan:

• Helpers die zich in de afgelopen termijn niet hebben aangemeld, worden geanonimiseerd. De aanmeldingen blijven staan, zodat het seizoensbeeld klopt, maar er staat geen naam meer bij.
• Afgehandelde meldingen ouder dan de termijn verdwijnen.
• Inschrijvingen verdwijnen na de termijn van hun eigen evenement.
• Publieke links die verlopen of ingetrokken zijn, verdwijnen na drie maanden.

Elke ronde schrijft in het logboek wat de app heeft gedaan. Een bewaartermijn zonder logboek is een belofte. Met een logboek kun je het aantonen.

De beheerder kan op het tabblad Opruimen Droog draaien kiezen. Dan zie je wat er zou verdwijnen, zonder dat er iets verdwijnt. Echt opruimen doet alleen de nachtronde. Een knop “verwijder alles wat mag” is een knop waar iemand op drukt terwijl hij iets anders bedoelde.

Wat hier bewust niet staat

Er is geen logboek van wie wat bekijkt. Volgens het besluit van 12 september 2026 geldt: als iemand er toegang toe heeft, mag hij het bekijken. De AVG vraagt dat ook niet voor gewone gegevens. Bij bijzondere gegevens ligt het anders. Het vertrouwenskanaal, dossiers van veilig sportklimaat en het volgen van minderjarige spelers krijgen hun eigen audit op inzage. Die staan in fase C.