Hoe werkt dit: instellingen

Kern, werkpakket B5. Hier staat wat voor de hele club geldt: wie we zijn, hoe we tekenen en hoe lang we bewaren. Alleen de beheerder komt hier.

Waarom dit er is

Zonder dit scherm zou elke vereniging dezelfde standaard krijgen, alleen met een ander logo. Alles wat anders vaststaat, moet een keuze van de club worden: het motto, de kernwaarden, het aantal handtekeningen onder een contract en hoe lang een melding blijft staan.

Waar het staat

De waarden staan in organisatie.instellingen, waar ze altijd al stonden (seizoen, kvk, iban, factuur_prefix, vangnet_email). Er is bewust geen tweede tabel naast gezet: twee plekken voor hetzelfde soort gegeven leveren binnen een jaar twee waarheden op.

Welke sleutels er bestaan, staat in setting_key. Dat is een platformtabel zonder organisatie_id (ADR 52). Welke sleutel er bestaat is voor elke club hetzelfde, en wat erin staat is van de club. Een sleutel die daar niet in staat, wordt geweigerd. Zo wordt een typefout geen stille instelling waarvan iedereen denkt dat hij aanstaat.

Elke wijziging komt in de audit, want bij deze instellingen wil je een half jaar later weten wie ze heeft omgezet.

De onderwerpen

Er zijn elf bladen: de club, wie we zijn, geld, tekenen, betalen, kleding, roosters, wat we gebruiken, hoe lang we bewaren, rechten en links naar buiten. Een instelling die nog niet is ingevuld, toont zijn standaard. Zo staat op het scherm wat er geldt, en niet wat er toevallig in de database staat.

Links naar buiten

Elke deur die zonder account opengaat, heeft een einddatum. Hoe lang zo’n link geldt, kiest de club: een klus-link van drie maanden bij de ene vereniging, van drie weken bij de andere. Het veld staat per soort link op dit blad, met achter elke uitleg het plafond.

Boven dat plafond komt niemand, ook de club niet. Het plafond staat in link_soort, een platformtabel naast setting_key. Waar een link namens iemand handelt, staat het plafond laag: tekenen en een welkomstlink hoogstens negentig dagen, de rest hoogstens vierhonderd. Vraagt een module of een instelling meer, dan wordt de link alsnog op het plafond afgesneden.

De grendel zit op de tabel public_link en niet bij de schermen die een link maken. Een nieuwe module die er morgen bij komt, krijgt hem dus vanzelf, ook als niemand eraan denkt.

De taal van de post

De app kan alle post van de club in het Nederlands of in het Engels versturen. Je kiest dat bij Beheer → Instellingen, in het blok Taal. Druk op de rij Taal van de post, kies bij Taal voor Nederlands of Engels en druk op Opslaan. Alleen de clubbeheerder kan dit veranderen. Een club begint in het Nederlands.

Dit is de taal van wat de app zelf verstuurt: uitnodigingen om te tekenen, de link voor een sponsorpagina, facturen met hun herinneringen, herinneringen aan taken, meldingen over bezetting, declaraties en betalingen, en de bevestiging van een inschrijving. Bedragen en datums staan in dezelfde taal, dus “9 July 2026” en “€2,500” in het Engels. Wat een commissie zelf in een bericht schrijft, blijft zoals zij het schreef. De app vertaalt geen tekst van mensen.

De aanhef hangt af van wie de mail krijgt. Een lid krijgt “Hoi Marcel Jansen,” of “Hi Marcel Jansen,”. Een sponsor, deelnemer of ondertekenaar krijgt “Beste Marcel Jansen,” of “Dear Marcel Jansen,”. De aanhef gebruikt de naam zoals die in de app staat, dus voornaam en achternaam. Met het standaardsjabloon heeft elke mail één aanhef en één afsluiting met de naam van de club. Een eigen sjabloon bepaalt zelf hoe de mail eindigt; zie Sjablonen voor post.

Let op deze grenzen:

• De taal geldt vanaf het moment dat je opslaat. Een mail die al klaarstaat, gaat nog weg in de taal waarin hij is gemaakt. Bij een club die net wisselt, kan er dus nog één ronde Nederlandse post uitgaan.
• Een factuur krijgt de taal van de club op het moment dat je hem verstuurt. De mail, de pdf en de herinneringen daarna gaan in diezelfde taal, ook als je later wisselt. Een creditnota volgt de taal van de factuur die ze corrigeert. Facturen die al verstuurd zijn voordat deze keuze bestond, blijven Nederlands. Het contract met de bewijspagina blijft altijd Nederlands.
• De inlogmail is altijd tweetalig, met Nederlands en Engels in dezelfde mail. Die mail maakt de inlogdienst zelf, voor alle clubs tegelijk, en die kent de taal van de ontvanger niet.
• De taal is één keuze voor de hele club. Er is nog geen taal per persoon of per sponsor.
• De schermen en de pagina achter een link in een mail (zoals tekenen of de sponsorpagina) volgen de taal van wie ze opent, niet de taal van de post.
• Heeft de club een eigen sjabloon voor mail, dan geldt dat voor alle post, in elke taal. Zie Sjablonen voor post.

Staat de post op Alles naar één testadres, dan krijgt dat adres de mail in de gekozen taal. Zo kun je de Engelse post bekijken voordat hij naar leden gaat.

Tekenen

Het tekenregime staat in een tabel en niet in een sleutel, omdat er rijen aan hangen.

• Hoeveel handtekeningen er namens de club onder een document horen. Zeggen de statuten dat het bestuur gezamenlijk bevoegd is, dan zijn dat er twee.
• Wie er mag tekenen: een functie of een persoon. Een functie is duurzamer, want die blijft kloppen als er iemand anders op komt te staan. Zet er bijvoorbeeld de drie functies van het dagelijks bestuur in, geen drie namen.
• Een volmachtgrens: onder een bedrag volstaat één handtekening. Leeg betekent altijd het volle aantal.
• Volgorde: standaard uit. Zodra de deal er is, gaan alle tekenlinks tegelijk uit, naar de tegenpartij en naar de tekenbevoegden. Wie het eerst tekent maakt niet uit, zolang iedereen het maar doet. Een club die het anders wil, zet het aan.

Elke module die iets laat tekenen, gebruikt hetzelfde regime: een sponsorcontract, straks een trainerscontract, een BOSA-aanvraag. Eén plek, één antwoord.

Je eigen beveiliging

Onder Beveiliging stel je een authenticator in. Heb je die al ingesteld en meld je je opnieuw aan, dan bevestig je de huidige sessie met de zescijferige code. Bij een verkeerde of verlopen code blijft het invoerscherm staan, zodat je met de volgende code opnieuw kunt proberen. De bevestiging geldt voor de huidige sessie. Een eerder ingestelde authenticator alleen is daarvoor niet voldoende.

Wat dit bewust niet is

Dit is geen plek om modules aan of uit te zetten naar het licentiemodel. Dat is platformwerk en komt bij L5. Wat een club afneemt, hoort bij het contract en niet bij haar eigen instellingen.