Hoe werkt dit: sjablonen voor post

Zo bepaal je hoe een mail van de club eruitziet, zonder iets van HTML te hoeven weten.

Voor de club

Elke mail die de app verstuurt, gaat door een sjabloon: een uitnodiging, een melding, een herinnering. Zonder eigen sjabloon gebruikt de app een standaardopmaak met de naam van je club erin. Wil je het anders, dan pas je het sjabloon aan onder Beheer bij Sjablonen voor post.

Wie dat mag, bepaal je zelf. De clubbeheerder mag het altijd. Verder mag de commissie die je daarvoor aanwijst. Bij de ene club is dat communicatie, bij de andere ICT of de sponsorcommissie. Je regelt dat bij de commissie, met het recht sjablonen.

Hoe je het aanpast

Kies eerst welk sjabloon je wilt aanpassen: Mail of Document. Je typt in het veld Het sjabloon en ziet bij Zo ziet het eruit meteen hoe het wordt. Het veld begint met de standaardtekst, zodat je kunt aanpassen in plaats van bedenken. Met Terug naar de standaardtekst begin je opnieuw. Sla je werk op met Bewaren.

Deze opmaak werkt:

• # aan het begin van een regel maakt een kop, ## een tussenkop
• - aan het begin maakt een lijst
• **zo** maakt tekst vet
• --- op een eigen regel maakt een streep
• [naar de club](https://…) maakt een link

Deze velden kun je gebruiken, tussen dubbele accolades:

Veld	Wat er komt te staan
{{clubnaam}}	De naam van je club
{{ontvanger}}	De naam van degene die de mail krijgt
{{onderwerp}}	Het onderwerp van deze mail
{{aanhef}}	De groet bovenaan, in de taal en toon van de mail, met de naam erin
{{inhoud}}	De boodschap zelf, zonder aanhef en afsluiting
{{afsluiting}}	De afsluiting met de naam van je club, in de taal van de mail
{{jaar}}	Het huidige jaartal

De standaardopmaak gebruikt {{aanhef}} en {{afsluiting}}. Zo staat er in elke mail één groet en één afsluiting, in de goede taal. Een lid krijgt “Hoi Marcel Jansen,”, een sponsor of deelnemer “Beste Marcel Jansen,”. De aanhef gebruikt de naam zoals die in de app staat, dus voornaam en achternaam.

Met een eigen sjabloon werkt het zo:

• Staat {{aanhef}} in je sjabloon, dan komt de aanhef van de app daar te staan.
• Schrijf je zelf “Hoi {{ontvanger}},” in je sjabloon, dan blijft dat wat er staat. Er komt geen tweede aanhef bij. Die regel is in de taal van je sjabloon, want het sjabloon zelf wordt niet vertaald.
• Staat geen van beide in je sjabloon, dan zet de app de aanhef bovenaan de inhoud. Schrijf je zelf een vaste groet zoals “Beste leden,”, dan staat er dus ook een aanhef met de naam. Wil je dat niet, gebruik dan {{ontvanger}} in je eigen groet.
• De afsluiting van de app staat er alleen als je {{afsluiting}} gebruikt. Zonder dat veld bepaal je zelf hoe de mail eindigt.

Typ je een veld dat niet bestaat, dan zegt het scherm dat meteen. In de mail blijft het leeg. Er staat dus nooit {{afzendr}} in de mail van een lid.

De taal van de mail

De standaardtekst volgt de taal van de post. Die kiest de clubbeheerder bij Beheer → Instellingen in het blok Taal (zie de pagina over instellingen). Staat de post op Engels, dan is de standaardtekst in het Engels, met “Kind regards” als afsluiting en “This email comes from the … workspace” onderaan. Boven het veld Het sjabloon zie je in welke taal de standaardtekst nu staat. Heb je een eigen sjabloon, dan staat daar dat het voor alle post geldt, in elke taal.

Een eigen sjabloon is één tekst voor alle talen. Staat de post op Engels en heb je een Nederlands sjabloon, dan is het kader van elke mail Nederlands en de tekst erin Engels. Wil je in het Engels mailen, pas dan ook je sjabloon aan. Of maak het veld Het sjabloon leeg en kies Bewaren: dan gebruikt de app weer de standaardtekst in de taal van de post. Terug naar de standaardtekst zet die tekst alleen in het veld. Bewaar je hem, dan is het je eigen sjabloon geworden en verandert hij niet mee als je de taal later wisselt. Het voorbeeld bij Zo ziet het eruit laat de mail zien in de taal van de post.

Het tabblad Document heeft geen taal nodig. Daar staan alleen de naam en het adres van de club.

Waarom je geen HTML kunt plakken

Dit kan niet, met opzet. Wat hier staat, gaat ongezien naar honderden leden. Met vrije HTML zou één geplakt stuk code een script of een volgpixel naar iedereen kunnen sturen. De opmaak hierboven is genoeg voor de mail van een vereniging.

Als er iets misgaat

Werkt je sjabloon niet, dan gaat de mail toch weg, in de standaardopmaak. Opmaak is nooit een reden dat een uitnodiging blijft liggen. Zet je het sjabloon uit met de schakelaar Dit sjabloon gebruiken, dan blijft je tekst bewaard en gebruikt de app weer de standaardopmaak.

Het documentsjabloon

Het tweede sjabloon (het tabblad Document) gaat over papier: het briefhoofd bovenaan een factuur en een contract. Dezelfde opmaak werkt daar, met één verschil. Vet en links worden gewone tekst, want een uitgeprint vel is niet aan te klikken. Bij een link blijft het adres staan.

Wat je ook typt, je adres, KVK-nummer en btw-nummer blijven eronder staan. Die horen op een factuur en je kunt ze er niet af halen.