Hoe werkt dit: besluiten en open vragen
Hier leg je vast wat er besloten is en welke vragen nog openstaan. Bij elke vraag staan een eigenaar en een status. Het hele kader kan meelezen, zodat een besluit terug te vinden is.
Voor de club
Open /besluiten. Je ziet twee tabbladen: Besluiten en Open vragen.
Besluiten
Bij elk besluit leg je vast:
- de datum
- het orgaan (bestuur, dagelijks bestuur, ALV of commissie)
- het onderwerp
- wat er precies besloten is
- een toelichting
Je koppelt de commissies aan die het besluit raakt. Zij zien het op hun commissiepagina.
Wie het besluit mag lezen, kies je per besluit. Standaard leest het hele kader mee. Wat bij het bestuur moet blijven, zoals een lopend gesprek of een personeelskwestie, zet je op “Alleen het bestuur”. Voor de rest van het kader is dat besluit dan niet te zien.
Acties uit een besluit worden gewone taken. Ze staan bij de eigenaar onder “Mijn taken” en tellen mee in de herinneringen. Er komt geen tweede werklijst bij.
Open vragen
Elke vraag krijgt een nummer dat per club oploopt, zodat iedereen ernaar kan verwijzen (“vraag 14”). Verder leg je vast waar de vraag uit voortkomt, wie de eigenaar is, welke commissie het raakt en tot wanneer er een antwoord moet zijn.
Bovenaan het scherm staan twee tellers:
- Zonder eigenaar: vragen waar niemand mee bezig is. Ze blijven liggen. Dit is het belangrijkste signaal in deze lijst.
- Over tijd: de datum is voorbij en de vraag staat nog open.
Een vraag sluit je met een besluit. Leg het besluit vast en koppel de vraag eraan. Dan is meteen te zien waarom de vraag weg is. Een kort antwoord mag ook. Zonder besluit of antwoord kun je een vraag niet op “Beantwoord” zetten. De database staat dat niet toe.
Wie mag wat
| Besluiten en vragen lezen | Vastleggen, acties, sluiten | |
|---|---|---|
Secretaris (commissie met het recht besluiten) |
alles | ja |
| Bestuur | alles | ja |
| Beheerder | alles | ja |
| Ander kaderlid | alleen wat op “het hele kader” staat | nee |
Waarom het zo werkt
- Het kader leest standaard mee, want transparantie is het doel. Anders had de kennisbank volstaan.
- Een nummer maakt een vraag bespreekbaar. “Vraag 14” is korter en preciezer dan de vraag zelf, en blijft gelijk als je de vraag anders formuleert.
- Sluiten kan niet zonder reden. Een vraag op “Beantwoord” of “Vervallen” zetten vraagt een besluit of een antwoord. Anders verdwijnt er iets en weet niemand waarom.
- Acties zijn taken. Werk staat op één plek: “Mijn taken”.
Wat er nog niet in zit
Je kunt de besluiten van een periode nog niet exporteren als bijlage bij de notulen. Dat staat in het ontwerp als “later”.