Hoe geef ik iemand toegang tot Clubista?

Wie in de kaderlijst staat, kan daarmee nog niet inloggen. Toegang krijgt iemand pas als jij hem uitnodigt met een e-mailadres en een rol. Dat doe je als clubbeheerder.

Wat je nodig hebt

Je bent clubbeheerder. Je hebt het e-mailadres waarmee de persoon gaat inloggen. Het liefst staat de persoon al in de kaderlijst, zie Hoe wijzig ik wie een functie vervult?.

Stap voor stap

Ga onder Beheer naar Inrichten en klik op Toegang. Het blad heet Wie er binnen mag.
Vul het E-mailadres in waarmee de persoon gaat inloggen.
Kies bij Rol wat de persoon mag: Kaderlid: het gewone werk, Bestuur: ziet en tekent meer of Clubbeheerder: richt de club in. Een clubbeheerder moet bij de eerste inlog tweestapsverificatie aanzetten.
Kies bij Hoort bij welke persoon uit de kaderlijst? de persoon, of laat Nog niemand staan. Met een koppeling klopt Mijn commissies meteen zodra de persoon binnen is. Laat je het leeg, dan kun je de koppeling later alleen herstellen door opnieuw uit te nodigen.
Klik op Uitnodigen. Er gaat vanuit dit scherm geen e-mail uit.
Vraag de persoon om op de inlogpagina het E-mailadres in te vullen, op Stuur mij een inloglink te klikken en de link in de mail te openen. Er verschijnt een scherm met de kop “Inloggen bij” en de naam van de club. De persoon klikt daar op Log in. De link is één keer te gebruiken en verloopt na een uur.

Wat er daarna gebeurt

In het blad staat de uitnodiging onder Uitgenodigd. Er staat Wacht zolang de persoon nog niet is ingelogd. Na de eerste inlog verdwijnt de uitnodiging daar en staat de persoon onder Binnen. Een uitnodiging blijft dertig dagen geldig.

Wil je een uitnodiging terugnemen die nog niet is gebruikt? Klik dan bij de uitnodiging op Intrekken en op Ja, intrekken. Wie al onder Binnen staat, haal je weg met Toegang intrekken, zie hieronder.

Toegang intrekken

Vertrekt iemand, dan haal je zijn toegang weg. Dat kan alleen de clubbeheerder, niet het bestuur en niet een kaderlid. Het account van de persoon blijft bestaan, hij kan alleen niet meer bij de gegevens van de club.

Ga onder Beheer naar Inrichten en klik op Toegang. Onder Binnen staat iedereen die nu in de club kan, met de rol, het e-mailadres, hoeveel functies hij nu vervult en hoeveel publieke links hij maakte.
Klik bij de persoon op Toegang intrekken. Er verschijnt een zin die zegt wat er gebeurt. Vervult de persoon nog functies, dan staat daar ook bij dat die blijven staan. Gaf de persoon zelf uitnodigingen die nog niet zijn gebruikt, dan staat er hoeveel er vervallen.
Maakte de persoon publieke links, dan staat er een vinkje: Trek ook de publieke link in die deze persoon maakte (bij meer links staat het aantal erin). Eronder staat wat het betekent: wie zo’n link kreeg, kan er dan niet meer bij. Het vinkje staat standaard aan. Zet het uit als de link moet blijven werken, bijvoorbeeld omdat de nieuwe commissie hem overneemt. Een link is van de club, niet van de persoon.
Klik op Ja, toegang intrekken. Bedenk je je, klik dan op Annuleer.

Je leest “Toegang ingetrokken.”, met erachter hoeveel publieke links ook zijn ingetrokken en hoeveel functies de persoon nog vervult.

Wat er gebeurt

De toegang is meteen weg, ook als zijn inlog nog geldig is. Wat al op zijn scherm stond, blijft staan tot hij iets nieuws opent.
De persoon blijft op de kaderlijst staan, maar zonder koppeling met zijn account. Bezettingen, taken en geschiedenis blijven van de club.
Een uitnodiging op zijn e-mailadres verdwijnt uit de lijst, zodat je hem later opnieuw kunt uitnodigen. Had hij zelf iemand uitgenodigd die nog niet is ingelogd, dan vervalt die uitnodiging ook; de bevestiging noemt hoeveel het er zijn. Nodig die persoon dan zelf opnieuw uit.
De publieke links gaan mee als het vinkje aan staat. Staat er geen vinkje, dan zag je geen links van deze persoon. Maakte hij er net voor je klikte nog een, dan gaat die toch mee en lees je in de melding hoeveel het er waren.

Wat er niet gebeurt

Het account wordt niet verwijderd. Iemand kan bij een andere club horen.
Functies eindigen niet. Iemand kan een functie houden zonder in te loggen, zoals een oud-voorzitter. Wil je dat niet, beëindig de functie dan zelf.
Er gaat vanuit dit scherm geen bericht naar de persoon. Laat het hem zelf weten.

Wat je daarna doet

Draag de functies over. Zie Hoe wijzig ik wie een functie vervult? onder Iemand laten stoppen.
Moet de persoon later weer binnen? Er is geen knop om de toegang te herstellen. Nodig hem opnieuw uit, zoals onder Stap voor stap hierboven, en kies bij Hoort bij welke persoon uit de kaderlijst? weer de juiste persoon. Die koppeling is bij het intrekken vervallen.

Als het misgaat

Bij jezelf staat geen knop maar “Dit ben jij. Je kunt je eigen toegang niet intrekken; vraag een andere clubbeheerder.” Laat een andere clubbeheerder het doen. Ben je zelf de enige clubbeheerder, nodig dan eerst een tweede clubbeheerder uit, zie Stap voor stap hierboven. Een club zonder beheerder kan zichzelf niet meer inrichten, dus de laatste clubbeheerder is nooit in te trekken.
Je krijgt de melding “Deze persoon heeft geen toegang tot de club, of die is al ingetrokken.” Dan was een andere clubbeheerder je voor. De lijst is bijgewerkt.
De persoon ziet “Deze link werkt niet meer”. Een inloglink is één keer te gebruiken en verloopt na een uur. Soms opent een beveiligingsprogramma van de mail de link al voordat de persoon erop klikt. Laat de persoon op de inlogpagina een nieuwe link aanvragen.
De persoon krijgt geen mail. Laat hem in de map met ongewenste mail kijken. Controleer ook of hij precies het adres gebruikt waarmee je hem hebt uitgenodigd.
De persoon komt binnen, maar mist zijn commissies. Dan is hij niet gekoppeld aan een persoon uit de kaderlijst. Die koppeling leg je alleen bij het uitnodigen. Staat hij nog niet in de kaderlijst, voeg hem dan eerst toe, zie Hoe wijzig ik wie een functie vervult?. Nodig hem daarna opnieuw uit met hetzelfde e-mailadres en kies bij Hoort bij welke persoon uit de kaderlijst? de juiste persoon. De koppeling komt tot stand bij zijn volgende inlog, dus laat hem een nieuwe inloglink aanvragen. De rol blijft zoals die was. Iemand op een functie zetten legt de koppeling niet.

Verder

De knoppen staan hier zoals ze in het Nederlands heten. Staat je app in het Engels, kies dan bij Language de optie Nederlands. Je vindt die keuze op het inlogscherm en in het menu onder je naam.