Hoe vraag ik een uitgave buiten het kader aan?

Wat binnen het kader van je commissie past, hoef je niet te vragen. Past iets niet, dan dien je een verzoek in bij het bestuur. Ben je bestuurslid of penningmeester, dan beoordeel je die verzoeken.

Wat je nodig hebt

Om een verzoek in te dienen ben je bestuurslid, penningmeester, clubbeheerder of commissieleider van die commissie. Een commissieleider is iemand met een functie waarmee je namens de commissie mag handelen, zie mandaat. Er moet een lopend seizoen zijn.

Om een verzoek te beoordelen ben je bestuurslid of penningmeester. Onder de drempel beslist het bestuurslid alleen. Vanaf de drempel moet ook de penningmeester akkoord geven. De drempel staat onder de titel van het formulier.

Stap voor stap

1. Ga onder Geld naar Kaders en budget, klik bij je commissie op Open en kies het tabblad Buiten kader. Op een telefoon tik je de commissie aan.
2. Klik op Verzoek indienen. Zie je de knop niet, dan mag je voor deze commissie niets indienen, of er loopt geen seizoen.
3. Schrijf bij Waar gaat het over wat je nodig hebt, bijvoorbeeld een tent huren voor het kamp. Vul bij Bedrag in hoeveel het kost.
4. Kies bij Nodig vóór een datum als het haast heeft. Dan komt het verzoek bovenaan te staan.
5. Schrijf bij Onderbouwing waarom je dit nodig hebt en waarom het niet binnen het kader past. Onder de titel van het formulier staat vanaf welk bedrag de penningmeester meekijkt.
6. Klik op Dien in.

Een verzoek beoordelen

1. Ga onder Geld naar Verzoeken. Bovenaan staan Open, Wacht op jou en Open bedrag.
2. Klik in de lijst Alle verzoeken op een verzoek. Lees de Onderbouwing, het Bedrag en Nodig vóór. Staat er een lijst Wat er al besloten is, dan zie je daar wat een ander al vond.
3. Klik op Akkoord. Heb je al eerder akkoord gegeven, dan staat er Akkoord bijwerken.
4. Wil je afwijzen? Schrijf bij Toelichting een reden, klik op Wijs af en dan op Ja, wijs af. Zonder reden lukt het niet.

Wat er daarna gebeurt

Eén afwijzing sluit het verzoek. Eén akkoord vanaf de drempel is niet genoeg. Het verzoek blijft dan Open en in de lijst staat op wie het nog wacht. Onder de drempel beslist het bestuurslid alleen. De aanvrager krijgt bericht zodra het besluit valt, ook bij een afwijzing.

Is een verzoek niet meer nodig en staat het nog op Open? Open het verzoek op het tabblad Buiten kader van je commissie, klik op Trek verzoek in en dan op Ja, trek in. Zie je daar alleen Akkoord en Wijs af, dan beoordeel je het verzoek zelf mee. De knop om in te trekken staat er dan niet.

Als het misgaat

• Staat er “Dit verzoek wordt beoordeeld door het bestuur.”? Dan beoordeel jij dit verzoek niet mee. Je kunt het wel lezen.
• Staat er “Jouw pet (penningmeester) is hier niet gevraagd.”? Dan ligt het bedrag onder de drempel en beslist alleen het bestuurslid. De penningmeester hoeft er niet naar te kijken.
• Een afwijzing lukt niet? Schrijf eerst een reden bij Toelichting. De commissie moet weten waar ze aan toe is.

Verder

• Hoe beoordeel ik een declaratie?
• Hoe stel ik een kader vast?
• Hoe werkt dit: declaraties en uitzonderingsverzoeken
• Je eerste week als commissieleider