Hoe maak ik een betaalronde voor declaraties?

Goedgekeurde declaraties betaal je uit in een betaalronde. Clubista maakt het bestand voor de bank. De bank voert de betaling uit.

Wat je nodig hebt

Goedgekeurde declaraties die nog in geen enkele ronde zitten. Je bent penningmeester of clubbeheerder, of jouw commissie beheert de declaraties van de club. Anders zie je het blok Klaar om uit te betalen niet. De module Uitbetalen moet aanstaan.

Declaraties waarbij de indiener heeft gekozen voor Schenken aan de club komen nooit in een ronde. Die betaal je niet uit.

Het IBAN van de club moet bekend zijn, anders krijg je bij SEPA-bestand een melding in plaats van een bestand. Dat IBAN vul je niet zelf in Clubista in. Weet je niet zeker of het er staat, vraag het dan na voor je vaststelt. Zie ook Als het misgaat.

Stap voor stap

1. Ga in het menu onder Geld naar Declaraties en scrol naar Klaar om uit te betalen. Daar staat hoeveel declaraties klaarstaan en wat het totaal is. Vanaf Mijn overzicht kom je er ook. Klik onder Dit vraagt jouw aandacht op de regel over declaraties die je kunt voorbereiden voor betaling.
2. Staat er een waarschuwing Zonder rekeningnummer? Dan mist er bij iemand een IBAN. Vraag het nummer aan die persoon, klik op Rekeningnummer voor … invullen, vul het IBAN en Ten name van in en klik op Bewaren. Wie geen rekeningnummer heeft, gaat niet mee in de ronde.
3. Klik op Ronde maken.
4. Geef de ronde bij Omschrijving een naam. Dat mag leeg, dan wordt het de datum van vandaag. Controleer de Uitvoerdatum. Die staat op morgen, omdat vandaag na de afsluittijd van de bank niet meer lukt. Klik op Maak de ronde.
5. Kijk de ronde na. Hij staat als Concept in de lijst, met per regel de naam, het IBAN, de omschrijving en het bedrag. Direct na het maken staat onder Niet meegenomen wie er niet in zit, met de reden.
6. Klopt er iets niet? Klik op Weggooien en dan op Ja, gooi weg. De declaraties staan dan weer klaar en je kunt opnieuw beginnen.
7. Klopt alles? Klik op Stel vast en dan op Ja, stel vast. De declaraties staan dan als uitbetaald. Dat kan niet terug.
8. Klik op SEPA-bestand en importeer het bestand in de bankomgeving van de club. Keur de batch daar goed. Clubista betaalt zelf niet.

Wat er daarna gebeurt

Iedereen in de ronde krijgt een melding dat de declaratie wordt uitbetaald. Of daar ook een e-mail bij hoort, hangt af van hoe de club de post heeft ingesteld. Het bestand kun je zo vaak ophalen als je wilt. Alleen Stel vast verandert de stand van de declaraties.

Als het misgaat

• Ronde maken is grijs en er staat “Er staat niets klaar.” Dan is er niets goedgekeurd om uit te betalen, alles zit al in een ronde, of iedereen die klaarstaat heeft nog geen rekeningnummer. Vul die eerst in (stap 2). Is er nog niets goedgekeurd, zie dan Hoe beoordeel ik een declaratie?.
• Een declaratie ontbreekt in de ronde. Dan mist het rekeningnummer van die persoon, zie stap 2. Of de indiener heeft gekozen voor Schenken aan de club. Zo’n declaratie wordt niet uitbetaald en komt dus niet in een ronde.
• Je klikt op SEPA-bestand en leest “Het IBAN van de club ontbreekt of klopt niet”. De ronde staat dan wel vastgesteld, maar er komt geen bestand. Vraag degene die Clubista voor de club heeft ingericht om het IBAN van de club toe te voegen. Daarna haal je het bestand alsnog op.
• Je hebt per ongeluk vastgesteld. Dat kan in de app niet terug. Alleen een ronde die nog Concept is, kun je weggooien. Kijk de ronde daarom goed na voor je vaststelt.

Verder

• Hoe beoordeel ik een declaratie?
• Hoe dien ik een declaratie in? Daar vult de indiener het eigen rekeningnummer in.
• Hoe werkt dit: uitbetalen
• Je eerste week als penningmeester