Hoe werkt dit: declaraties en uitzonderingsverzoeken
Module declaraties, afgesplitst van kaders bij ADR 42. Twee situaties lopen op dezelfde
manier: een commissie die buiten haar kader wil, en een vrijwilliger die iets voorschiet. In
beide gevallen zijn er een bedrag, een beoordeling en een besluit.
Buiten kader: het uitzonderingsverzoek
Wil een commissie iets dat niet binnen haar kader past, dan dient de commissieleider (de functie met mandaat) een verzoek in: wat, waarom, hoeveel en wanneer het nodig is. Dat vervangt het appje aan de voorzitter.
De drempel bepaalt hoeveel handtekeningen er nodig zijn. Onder de drempel beslist het
bestuurslid alleen. Erboven moet de penningmeester er ook doorheen. De drempel staat per club
in de instellingen (uitzondering_drempel). Zonder instelling is hij 250 euro.
Verder geldt:
- Eén afwijzing sluit het verzoek, ook als de tweede beoordelaar nog niet gekeken heeft. Bij een afwijzing is een reden verplicht, zodat de commissie weet waar ze aan toe is.
- Eén akkoord boven de drempel is niet genoeg. Het verzoek blijft open en de lijst zegt op wie het wacht.
- De beoordelaars krijgen een taak en een mail zodra het verzoek binnen is. Onder de drempel krijgt de penningmeester niets. Zijn pet is dan niet nodig, en een taak die iemand niet kan afmaken is erger dan geen taak.
- De aanvrager krijgt bericht zodra het besluit valt, ook bij een afwijzing.
- Een verzoek dat niet meer nodig is, trekt de commissie zelf in.
/verzoeken is de lijst van de hele club. Open verzoeken staan bovenaan, en daarbinnen
staat bovenaan wat het eerst nodig is. “Wacht op jou” telt wat er nog op jouw handtekening
ligt. Een commissieleider ziet hier de eigen verzoeken terug. Het bestuur ziet ze allemaal.
Declaraties
Heb je iets voorgeschoten, dan dien je dat in op /declaraties: foto van de bon, bedrag
en waar het voor was. Je begint met de bon, omdat je die op een telefoon in de kantine meteen
wilt vastleggen.
Krijg je bij het indienen een foutmelding, dan blijven je bedrag, omschrijving en gekozen bon in het open formulier staan. Verbeter wat de melding aangeeft en dien opnieuw in. Valt de verbinding weg, controleer dan eerst of de declaratie al onder Van mij staat. Zo voorkom je dat je dezelfde uitgave twee keer indient. Na geslaagd indienen sluit het formulier. Pas dan wordt de invoer leeggemaakt.
- Vanaf een instelbaar bedrag hoort er een bon bij (
bon_verplicht_vanaf, standaard 25 euro). Daaronder mag het zonder. Een bon eisen voor een pak koffie levert alleen maar niet-ingediende declaraties op. - De commissieleider keurt goed. Vanaf de declaratiedrempel (
declaratie_drempel, standaard 250 euro) kijkt de penningmeester mee, net als bij een verzoek buiten kader. - Je eigen declaratie keur je niet goed, ook niet als je de commissieleider bent. Dient de commissieleider zelf iets in, dan mag het bestuur de pet “commissieleider” invullen. Anders zou zo’n declaratie eeuwig blijven staan.
- Goedgekeurd betekent meteen zichtbaar in de realisatie. Het bedrag komt als post op het budget van de commissie te staan, zodat “resterend” klopt zonder op de boekhouding te wachten.
- Uitbetalen of schenken. Wie de vergoeding als gift laat staan, kiest schenken. Het bedrag drukt dan wel op het budget, want de kosten zijn er.
- Je kunt je eigen declaratie intrekken zolang niemand ernaar gekeken heeft.
De bon zelf staat in een aparte opslagmap en niet in de database. Alleen wie de declaratie mag zien, kan hem openen, en dan via een link die na vijf minuten vervalt.
Wie mag wat
| Kader lezen | Voorstellen | Vaststellen | Bedragen zien | Verplichting vastleggen | Boekhouding inlezen | Verzoek indienen | Verzoek beoordelen | Declareren | Declaratie beoordelen | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kaderlid | alle commissies | eigen commissie | eigen commissie | |||||||
| Commissieleider | alle commissies | eigen commissie | eigen commissie | eigen commissie | eigen commissie | eigen commissie | eigen commissie | |||
| Bestuurslid | alle commissies | alle commissies | eigen portefeuille | alle commissies | alle commissies | als bestuurslid | eigen commissie | als commissieleider, als de commissieleider zelf indient | ||
| Penningmeester | alle commissies | alle commissies | ja | alle commissies | alle commissies | ja | alle commissies | als penningmeester | eigen commissie | boven de drempel |
| Clubbeheerder | alle commissies | alle commissies | ja | alle commissies | alle commissies | ja | alle commissies | eigen commissie | als commissieleider |
Je ziet een declaratie als je hem zelf hebt ingediend, als je de commissieleider van die commissie
bent, als bestuurslid, of via de module declaraties_beheer. Een gewoon lid van diezelfde
commissie ziet hem niet. Wat een ander voorschiet, gaat je niet aan.
De penningmeester oordeelt altijd als penningmeester, ook als hij ook bestuurslid is. Zou hij als bestuurslid mogen tekenen, dan kon hij een verzoek boven de drempel in zijn eentje afdoen. Dat is precies wat de drempel moet voorkomen.
Let op het verschil tussen de eerste en de vierde kolom. Het kader zelf leest iedereen, want de club wil transparant zijn. De bedragen die al zijn uitgegeven ziet niet iedereen. Daarvoor moet je in de commissie zitten, er bestuurlijk aanspreekpunt van zijn, of de penningmeester zijn. Het aanspreekpunt is het bestuurslid dat op de commissie als aanspreekpunt staat. Dat bedoelt de tabel met “eigen portefeuille”.
De penningmeester is het bestuurslid met de vlag financieel op zijn functie. Het is geen aparte rol op de club. Wisselt de penningmeester, dan wisselt alleen de bezetting van die functie.
Uitbetalen mogen de penningmeester, de clubbeheerder en een commissie met de module
declaraties_beheer. Een commissieleider mag dat niet. Goedkeuren en betalen doen met opzet
verschillende mensen.
Bij het openen van een declaratie haalt de app de bijbehorende bon op. Lukt dat niet, dan toont het detailblad een fout. Sluit het blad en open de declaratie opnieuw om opnieuw te laden. Wissel je snel tussen declaraties, dan blijft de bon bij de gekozen declaratie.
Voor wie eraan bouwt
De code staat in src/modules/declaraties/. Indienen en beoordelen lopen via een
databasefunctie, omdat één besluit meer dan één tabel raakt en dat in één transactie moet
gebeuren. De afhandelaars die de mail plannen staan in afhandelaars.ts en draaien in de
dagelijkse cron.
Ook intrekken loopt via een databasefunctie. Alleen de indiener kan zijn eigen ingediende declaratie intrekken, zolang niemand heeft beoordeeld. Beoordelen en intrekken vergrendelen dezelfde declaratie, zodat gelijktijdige handelingen geen tegenstrijdige stand opleveren. Bedrag, ontvanger, goedkeuring of status rechtstreeks wijzigen kan een gewoon account niet. De workflow bepaalt die gegevens.
Een bon hoort bij de persoonlijke uploadmap binnen de club. Bij indienen accepteert de app geen bon van een andere indiener of een andere club. Bevoegde beoordelaars kunnen de goed gekoppelde bon lezen. Documentmetadata wijzigen geeft niemand extra opslagrechten.
Meerdere declaraties beoordelen
Gebruik Te beoordelen om de declaraties te vinden die op jouw akkoord wachten. Je kunt de lijst doorzoeken, sorteren en als CSV downloaden. Bekijk de bonnen en bedragen voordat je declaraties aanvinkt. Met Keur selectie goed controleer je het aantal en het totaal. Daarna bevestig je je akkoord. Kies maximaal 50 declaraties per keer.
Dit legt alleen jouw beoordeling vast. Is er een tweede beoordelaar nodig, dan blijft de declaratie daarop wachten. Er wordt geen geld uitbetaald. Je eigen declaraties kun je niet selecteren.
Lukt een deel niet, dan zie je welke declaraties nog aandacht vragen. Alleen de geslaagde regels gaan uit de selectie. Open de overige declaraties om hun actuele stand te bekijken. Bij een verbindingsfout controleer je eerst wat al verwerkt is voordat je opnieuw akkoord geeft. Je hoeft geslaagde beoordelingen niet opnieuw uit te voeren.
Vanuit je overzicht naar het werk
Op je overzicht staat onder Dit vraagt jouw aandacht welke declaraties nog jouw beoordeling nodig hebben. Je ziet alleen werk dat bij je huidige rol hoort. Je eigen declaratie kun je nooit zelf goedkeuren. Ben je ook penningmeester, dan beoordeel je vanuit die rol. De beoordeling van de commissieleider blijft apart nodig als de declaratie daarom vraagt.
Klik op een regel om de declaratie meteen te openen. Na je beoordeling verdwijnt de regel uit je werkoverzicht. Je hoeft de taak niet apart af te melden. Een rechtstreekse link geeft niemand extra toegang: de app controleert de club en de rechten opnieuw. Is een declaratie niet beschikbaar, dan meldt de pagina dat.
De penningmeester ziet hier ook goedgekeurde declaraties die nog niet in een betaalronde zitten, ontbrekende rekeningnummers en conceptbetaalrondes die nog moeten worden afgerond. Open de betaalvoorbereiding om de bedragen en rekeningnummers te controleren. Alleen het vaststellen van een ronde markeert de bijbehorende declaraties als uitbetaald. Een regel aanklikken op je overzicht doet dat niet.
De schermtaal kies je in de navigatie. Declaraties en betaalvoorbereiding volgen die keuze, ook bij een fout of bevestiging. Omschrijvingen, namen en andere clubgegevens worden niet vertaald. Een afgekeurde bon of fout rekeningnummer blijft in het formulier staan, zodat je het kunt herstellen.