Hoe werkt dit: realisatie en de boekhouding

Hier zie je wat er van het budget al weg is. Dat komt uit twee bronnen: wat de boekhouding heeft geboekt en wat de commissieleider (de functie met mandaat) zelf heeft vastgelegd als vastliggend maar nog niet geboekt.

Realisatie: wat is er al weg

Het derde tabblad van een commissiepagina is Realisatie. Daar staan budget, besteed, verplicht en resterend, met daaronder elke post die op dat budget drukt.

Besteed komt uit het boekhoudpakket. De penningmeester leest elk kwartaal een export in bij Realisatie inlezen (/beheer/realisatie). Een commissie voert dus zelf geen bonnen in.

Verplicht legt de commissie zelf vast met Verplichting vastleggen: een getekende offerte, een geplaatste bestelling. Het geld is nog niet weg, de ruimte wel. Zonder die regel lijkt er meer over dan er is, en dat merk je pas als de factuur binnen is.

Resterend is budget min besteed min verplicht. Het stoplicht ernaast zegt het in één woord: Ruimte, Bijna op (negen tiende of meer gebruikt), Over budget, of Geen budget als er nog geen vastgesteld kader is.

Levert de commissie per saldo iets op, dan is het budget een doel. De tegels heten dan Levert per saldo op (het doel), Besteed, Verplicht en Nog te halen. Is het doel gehaald, dan heet de laatste tegel Boven doel. Het stoplicht zegt dan Onderweg of Doel gehaald, en Komt uit als het kader per saldo precies op nul uitkomt. Bij Komt uit heet de laatste tegel Nog te halen zolang er netto is uitgegeven, en Boven doel als er netto meer is binnengekomen. Zo’n commissie is nooit Over budget. Alle bedragen zijn netto: kosten min opbrengst, en onder het stoplicht staat “Dit zijn nettobedragen”. Is er per saldo meer binnengekomen dan uitgegeven, dan staat het bedrag zonder minteken met de noot “levert per saldo op”. Een opbrengst in de lijst heeft het bijschrift “opbrengst”. Het hele stoplicht staat bij kaders, budget en mandaat.

Staat een verplichting in de boekhouding, kies dan Vervallen: staat nu in de boekhouding. De verplichting blijft zichtbaar maar telt niet meer mee. Anders telt hetzelfde bedrag twee keer.

Inlezen uit het boekhoudpakket

1. Koppel de kostenplaatsen. Bij Realisatie inlezen koppel je met Kostenplaats koppelen elke code uit het boekhoudpakket aan een commissie. Meer codes naar één commissie mag. Eén code bij twee commissies kan niet.
2. Lees het bestand in. Kies een CSV- of Excelbestand met minstens een kolom Kostenplaats en een kolom Bedrag en kies Lees in. Een omschrijving en een datum gaan mee als ze erin staan. De app herkent ook varianten als “Kostenplaatscode” en “Bedrag excl. btw”.
3. Wat niet past, gaat niet mee. Een regel met een onbekende kostenplaats wordt overgeslagen en gemeld met code en aantal. Raden zou een bedrag bij de verkeerde commissie zetten.
4. Eén bestand is één ronde. Ging er iets mis, dan draai je de hele ronde met één klik terug (Draai terug). De verplichtingen van commissies blijven daarbij staan.

Bedragen in de app zijn een indicatie. Het boekhoudpakket blijft de waarheid over wat er echt is uitgegeven.

Het subsidiedossier

Op /subsidie staat het dossier onder een subsidieaanvraag. Voor sportverenigingen is dat meestal BOSA. Die regeling betaalt een vijfde terug van wat de club uitgeeft aan bouw, onderhoud en sportmateriaal. Bij toegankelijkheid, circulariteit en klimaatadaptatie is dat dertig procent. Het dossier is werk van de penningmeester en de financiële commissie. Wie declaraties_beheer heeft, komt er ook bij.

De financiële commissie moet kunnen kiezen uit de kosten van alle commissies. Daarom ziet wie declaraties_beheer heeft in dit scherm ook de geboekte bedragen, bestellingen en kledingorders van andere commissies. Dat is alleen lezen. Wie iets mag wijzigen, blijft gelijk (ADR 67).

Het dossier loopt het hele jaar door. De aanvraag vraagt per kostenpost een factuur op naam van de club en, vanaf 1.000 euro, een betaalbewijs. Die in januari bij elkaar zoeken kost dagen en lukt zelden helemaal. Dit scherm verzamelt ze onderweg.

Een dossier openen

Je maakt één dossier per aanvraagjaar met Dossier openen. Vul het Aanvraagjaar in en een Verwachte aanvraagdatum. Dat is de peildatum. Een factuur telt mee als de datum niet langer dan 53 weken voor de aanvraagdatum ligt en niet erna. Verschuift de datum, dan verschuift de klok mee en kan een oude post er alsnog uit vallen.

Welke posten erin komen

De kandidaten komen uit vier plekken: geboekte facturen uit de boekhouding, goedgekeurde declaraties, materialenbestellingen en kledingorders. Een bestelling en de verplichting die zij in het budget zette, zijn dezelfde euro. Staat de een in het dossier, dan biedt de app de ander niet meer aan.

Een bestelling die geleverd en geboekt is, staat niet meer bij de kandidaten. Vanaf dat moment komt het bedrag als gewone factuur uit de boekhouding, en dat is dezelfde euro.

Let op dubbele posten die de app niet kan zien. Komt een factuur op een andere manier in de boekhouding dan via een bestelling in de app, dan knoopt niets de twee aan elkaar. Ziet de app hetzelfde bedrag uit een andere bron binnen vier maanden, dan zegt zij “mogelijk dubbel”. Dat is niet sluitend. Kijk er zelf naar.

Posten controleren

Je kunt het bedrag en de factuurdatum corrigeren. Ze komen mee van de bron, en de bron is niet altijd de factuur: bij een bestelling is de datum de besteldatum. Zet ze goed, want de 53 weken en de grens van 1.000 euro rekenen ermee. Elke wijziging staat in het auditspoor.

Bij de post staat wat er ontbreekt: geen factuur, geen betaalbewijs boven de grens, een factuurdatum buiten de klok of een factuur op naam van een vrijwilliger in plaats van de club. Dat laatste speelt bij elke declaratie. De bon staat dan op naam van degene die het geld heeft voorgeschoten, en de regeling accepteert dat niet. Kan de club de btw over die kosten aftrekken, dan mag de post niet mee. Kies bij Btw dan De club kan de btw aftrekken, en de post valt uit de telling. Staat het bedrag op de post exclusief btw, dan hoort de post er wel in. Laat de keuze dan op De club kan de btw niet aftrekken staan.

Onder 2.500 euro subsidie neemt de regeling de aanvraag niet in behandeling. Het scherm zegt hoeveel kosten er nog bij moeten.

Uitdraai en afronden

De uitdraai is een kostenoverzicht met een nummer per post. Dat nummer is ook het nummer van de bijlage, zodat de aanvraag en de bewijsstukken bij elkaar horen.

Een post die er niet in hoort, haal je uit het dossier met Haal uit het dossier. Hij telt dan niet meer mee, maar blijft zichtbaar. Met Zet terug in het dossier haal je hem weer terug. Alleen een beheerder verwijdert een post echt (Verwijder deze post definitief), en dat kan alleen bij een post die niet meetelt.

De bijlagen blijven bij de post. De factuur en het betaalbewijs open je vanaf de post zelf. Ze liggen in een gesloten opslag waar alleen deze club bij kan. Een nieuwe factuur komt in de plaats van de oude.

Zet het dossier vast met Vastzetten als de aanvraag de deur uit gaat. Let op: dat kun je niet ongedaan maken. Je moet het bevestigen. Daarna wijzigt er niets meer, ook geen post. Wat je hebt aangevraagd, moet namelijk terug te vinden blijven.

In het najaar zet de app zelf een taak klaar om het dossier voor het komende jaar te openen.

Voor wie eraan bouwt

De code staat in src/modules/realisatie/. rekenen.ts bevat het rekenwerk zonder database eromheen, zodat je de stand met een unittest kunt nareken. queries.ts leest en acties.ts schrijft. Kaders leest hier de stand op via de index. Verder komt niemand deze module binnen (§15.1).

Het subsidiedossier staat in subsidie.ts (de regels van de regeling, puur), subsidie-queries.ts en subsidie-acties.ts. De regeling zelf staat bewust niet in de database. Percentages en drempels wisselen per jaar, en een dossier van vorig jaar wil je niet met de cijfers van dit jaar herrekenen. Elke module die geld uitgeeft levert subsidiabelePosten(organisatieId, van, tot) via haar index. De pagina legt die vier lijsten naast elkaar. Geen van de vier kent de andere drie (ADR 67).