Je eerste week als penningmeester

Clubista vervangt je boekhouding niet. Het beantwoordt een andere vraag: mocht deze uitgave, en van wiens budget gaat hij af?

1. Kijk wat er al vastligt

Ga naar Kaders en budget. Bovenaan staat hoeveel commissies Vastgesteld zijn, bij hoeveel er een voorstel op een besluit wacht (Wacht op besluit) en hoeveel commissies Zonder kader zijn. Daaronder staan het Vastgesteld budget, wat er al Besteed is en wat Verplicht is: wat vastligt maar nog niet is geboekt. Heeft een commissie een opbrengst begroot, dan komen er in plaats van het vastgestelde budget drie tegels: Budget voor kosten, Opbrengst begroot en Levert per saldo op.

Klik op Geen om te zien welke commissies nog niets hebben.

2. Stel een kader vast

Klik bij een commissie op Open en kies het tabblad Voorstel. Een kader bestaat uit het budget met zijn posten, de afspraken over waarover de commissie zelf beslist, en de doelen. De stappen staan in Hoe stel ik een kader vast?.

Zolang een kader de stand Voorstel heeft, kun je de regels wijzigen. Zodra je het vaststelt, staat het vast. Wil je er daarna iets aan veranderen, dan maak je een nieuwe versie. Dat is met opzet: een budget dat stilletjes verandert is geen budget.

3. Beoordeel de declaraties

Ga naar Declaraties. Boven de lijst staat Te beoordelen, met tussen haakjes hoeveel er wachten. Klik bij een declaratie op Bekijk de declaratie om het bedrag, de budgetpost en de bon te zien.

Een declaratie die binnen het kader past, beoordeelt de commissieleider (de functie met mandaat). Vanaf een bepaald bedrag kijk jij ook mee. Dat bedrag staat onder de lijst. Valt iets buiten het kader, dan komt het als verzoek bij het bestuur terecht. Zie Hoe vraag ik een uitgave buiten het kader aan?.

4. Maak een betaalronde

Onder aan hetzelfde scherm staat Klaar om uit te betalen, met het aantal en het totaal.

Klik op Ronde maken, controleer de Uitvoerdatum en klik op Maak de ronde. Kijk de ronde na en klik op Stel vast en dan op Ja, stel vast. Daarna staan de declaraties als uitbetaald. Dat kan niet terug. Klik op SEPA-bestand en importeer het bij je bank. Clubista betaalt zelf niet. Alle stappen staan in Hoe maak ik een betaalronde voor declaraties?.

Wie nog geen rekeningnummer heeft ingevuld, gaat niet mee. Die namen staan bij Zonder rekeningnummer. Vraag het na, of vul het zelf in met de knop Rekeningnummer voor … invullen. De persoon ziet zelf bovenaan zijn scherm Declaraties dat het nummer nog ontbreekt.

5. Lees de realisatie in

Wat er al is uitgegeven, komt uit je boekhoudpakket. Ga naar Realisatie inlezen onder Beheer en lees één keer per kwartaal een export in. Meer is niet nodig. Zie realisatie en de boekhouding.

Daarnaast legt een commissie zelf vast wat al vastligt maar nog niet is geboekt, zoals een getekende offerte of een geplaatste bestelling. De commissieleider doet dat met Verplichting vastleggen op het tabblad Realisatie van de commissie. Zonder die regels lijkt er meer over dan er is.

6. Bereid de begrotingsronde voor

Ga naar Begroting. Het scherm heet Begrotingsronde. Klik op Ronde starten. Je begroot dan het komende seizoen naast het lopende, met per commissie het vorige kader, wat er is besteed en wat er nu wordt gevraagd.

Je kunt dit in november al doen, zonder het lopende seizoen te raken. Met Uitdraai voor de ALV krijg je een bestand voor de vergadering. Ronde afronden zet het nieuwe seizoen aan. Dat kan pas als het nieuwe seizoen begint en je kunt het niet terugdraaien.

Wat je aan de boekhouding overlaat

Btw, jaarrekening en grootboek. Clubista levert facturen als UBL-bestand en declaraties als SEPA-bestand voor je bank, en leest terug wat er is geboekt. Meer doet het niet, en dat is bewust.