Hoe leg ik een afspraak met een trainer vast?

Wat er met een trainer is afgesproken hoort niet in het hoofd van één bestuurslid en niet in een map die niemand anders kent. Het hoort op een plek waar de opvolger het terugvindt.

Stap voor stap

1. Ga naar Trainers.
2. Klik op Afspraak vastleggen.
3. Kies bij Wie de persoon en vul bij Team in voor welk team hij staat.
4. Kies bij Rol wat hij doet: trainer, assistent, keeperstrainer, verzorger, coördinator of anders.
5. Kies bij Vorm hoe het loopt: vrijwilligersvergoeding, loondienst of op factuur.
6. Vul Van en Tot in. De einddatum is geen formaliteit: daarop stuurt de app het signaal dat er een gesprek moet komen.
7. Vul Bedrag in en bij Per of dat per maand, per uur, per wedstrijd of per jaar is.
8. Schrijf bij Wat is er verder afgesproken op wat je anders zou vergeten: het aantal trainingen, hoe het met vakanties zit, wie de wedstrijd doet.

Wie het bedrag ziet

De technische commissie ziet de afspraak. Het bedrag ziet alleen wie over geld gaat. Wie dat niet is krijgt geen foutmelding maar een scherm zonder bedragen, en dat is de bedoeling: wie mag weten wie er traint, hoeft nog niet te weten wat hij kost.

Vrijwilligersvergoeding bespreken

De app signaleert een bedrag boven € 220 per maand of € 2.200 per jaar, de grenzen voor 2026. Dat signaal is geen automatische vaststelling dat iemand in loondienst is. Bespreek met de penningmeester welke regels voor de afspraak gelden. De beoordeling kan ook afhangen van andere betalingen, vergoedingen en de manier waarop iemand werkt. De app telt deze bedragen niet bij elkaar op en beoordeelt uur- en wedstrijdtarieven niet.

De Belastingdienst legt de vrijwilligersregeling uit. De genoemde grenzen zijn op 28 september 2026 gecontroleerd.

Opslaan en herstellen

De afspraak en het eventuele bedrag worden samen opgeslagen. Als een van beide niet mag of niet lukt, blijft geen halve afspraak achter. Je invoer blijft in het formulier staan. Geeft de app aan dat de aanvraag al verwerkt is, vernieuw dan eerst het overzicht. Maak niet meteen opnieuw een afspraak aan.

Bij een statuswijziging controleert de app of je nog de actuele afspraak voor je hebt. Heeft iemand anders die aangepast, sluit het blad en bekijk de nieuwe stand voordat je opnieuw kiest. De interface volgt je taalkeuze; namen en vrije tekst blijven clubinhoud. In het Engels vind je dit onder Coaches, met Record agreement om te beginnen.

Wat er binnenkort afloopt

Boven de lijst staat Er lopen afspraken af zodra er iets binnen drie maanden eindigt, met het aantal erbij. In de lijst zelf staat bij zo’n afspraak Loopt af in plaats van Loopt. Zo hoef je niet te onthouden wanneer je met wie om tafel moet.