Hoe werkt dit: kleding
Het kledingplan, de uitgifte, de borg en de bestellingen staan op één plek. Het Excel met 28 productblokken voor sponsorkleding is daarmee overbodig.
Voor de club
/kleding heeft vier tabbladen. Het eerste is er voor iedereen in het kader.
Plan
Per team of per leeftijdscategorie leg je vast welke tenue-set er is, welke aantallen en maten, in welk jaar het is aangeschaft en in welk jaar het vervangen moet worden. Zodra het vervangjaar bereikt is, staat het plan als Vervangen in de lijst. Dat is de begroting van volgend jaar.
Een leider mag dit lezen. Hij wil weten wat zijn team krijgt. Dat is geen gevoelige informatie.
Met Geef het plan uit geef je in één handeling uit aan een team. De regels van het plan worden de regels van de uitgifte, met de borg erbij. Niemand typt dezelfde maten twee keer.
Uitgifte en borg
Per uitgifte staat of de borg betaald is en of hij terug is. Tik een uitgifte aan om de borg af te vinken.
Bovenaan het scherm staan twee getallen:
- Borg in de kas: wat betaald is en nog niet terug. Dat is een balanspost voor de penningmeester.
- Borg onbetaald: wat is toegezegd maar nooit binnenkwam. Dit staat niet op de balans. Dit is werk voor een belronde.
Borg terugbetalen kan alleen als de borg ook betaald is. De database weigert het andersom, want anders krijgt iemand geld dat hij nooit gaf.
Orders
Hier staat de order bij de leverancier (PassaSports, Temming): regels met maat, bedrukking, aantal en prijs. Met Plaats de order staat het bedrag meteen als verplichting in het budget van de kledingcommissie, net als bij materialen. Markeer je de order als geleverd (Markeer als geleverd), dan vervalt die verplichting. Vanaf dat moment komt het bedrag via de boekhouding binnen.
Een geplaatste order wijzigt niet meer.
Sponsorkleding
Begin met de catalogus: per artikel de maten en de prijs. Die zet je één keer klaar.
Daarna noteer je per sponsor of team een bestelling uit die catalogus (Bestelling noteren). De app telt alles op tot een bestellijst per artikel en maat. Die haal je op als CSV (Bestellijst (CSV)). Dat deed het Excel ook. Nu gaat het zonder overtypen en zonder versies die uit de pas lopen.
Shirtsponsoring: wie gaat waarover
Hier zit een bekende valkuil (contextdoc H4): twee commissies gaan over hetzelfde shirt.
- De sponsorcommissie maakt het contract en legt de tegenprestatie vast.
- De kledingcommissie levert die tegenprestatie: het shirt met de naam erop.
Een kledingplan verwijst daarom naar een tegenprestatie en niet naar een sponsor. Wie de sponsor is en wat het contract waard is, staat op één plek: bij sponsoring.
Wie mag wat
| Plan en catalogus lezen | Plan maken, uitgeven | Borg | Orders | Bestellingen | |
|---|---|---|---|---|---|
| Kledingcommissie | ja | ja | ja | ja | ja |
| Bestuur | ja | ja | ja | ja | ja |
| Beheerder | ja | ja | ja | ja | ja |
| Ander kaderlid | ja | nee | nee | nee | nee |
Het bestuur zit erbij omdat een order een verplichting in het budget is en de borg een balanspost. Dezelfde grens geldt bij materialen en sponsoring.
Wat er nog niet in zit
- De shirtkleuren uit Sportlink als controle op het kledingplan.
- De kick-back van de leverancier koppelen aan de sponsorinkomsten.
- Een koppeling met de webshop van de leverancier voor individuele bestellingen.
Alle drie staan ze in het ontwerp als “later”.