Je eerste week als voorzitter

Je hoeft niets in te richten om te beginnen. Kijk eerst waar de club staat. Verander daarna pas iets.

1. Kijk naar de wegwijzer, zoals een lid hem ziet

Open de startpagina van je club zonder in te loggen. Dit ziet een ouder die niet weet bij wie hij moet zijn. Typ bij Waar heb je een vraag over? bijvoorbeeld “kleding” en klik op Zoek. Kijk of het antwoord klopt.

Klopt het niet, of staat er niets, dan is dat je eerste werk. Het lid krijgt dan alleen het vangnetadres van de club te zien, of het advies om het aan iemand van het bestuur te vragen.

2. Bekijk het organogram

Klik onderaan de startpagina op Organogram. Je ziet het bestuur en daaronder elke commissie met haar commissieleider. Staat er bij een commissie Nog geen commissieleider bekend of 1 vacant, of bij een bestuursfunctie Interim, Waarneming of Vacant, dan is dat werk niet vast belegd. Dat zie je in geen enkele kaderlijst.

3. Open het bezettingsoverzicht

Ga naar Bezetting. Bovenaan staan vier getallen: Functies, Vacatures, Schaduwvacatures en Drie of meer functies. Het laatste telt de mensen die drie of meer functies doen.

Let vooral op Schaduwvacatures. Dat is werk dat iemand tijdelijk opvangt terwijl dat niet de bedoeling is. Juist daar valt een club om als die persoon stopt.

Klik op Aandacht om alleen te zien wat nu knelt, en op Vacant voor wat helemaal onbezet is.

4. Kijk wat op een besluit wacht

Ga naar Kaders en budget. Boven de lijst staat Vraagt om aandacht. Daar zie je de commissies die over hun budget gaan of er bijna doorheen zijn, de verzoeken die op een besluit van het bestuur wachten, de declaraties die op een beoordeling wachten en de commissies zonder kader.

Met deze lijst weet je in tien minuten wat er speelt. Loop hem één keer per week door.

5. Zet de jaarplanning aan

Ga naar Planning. Het scherm heet Planning en draaiboeken. Open het tabblad Jaarplanning. Staat er nog niets, klik dan op Jaarplanning maken.

Terugkerend werk hangt aan een anker: de seizoenstart, de algemene ledenvergadering, de winterstop. Met Anker zetten geef je een anker een datum. De app rekent de rest van de datums zelf uit en waarschuwt op tijd.

Begin met wat je zeker weet: de ALV, de VOG-ronde, de zomersluiting van de kantine. Hoe de stappen en het uitrollen werken, staat bij jaarplanning en draaiboeken.

6. Leg je eerste besluit vast

Ga naar Besluiten. Het scherm heet Besluiten en vragen. Klik op Besluit vastleggen, vul Onderwerp en Besluit in en klik op Leg vast. Schrijf op wat het bestuur heeft besloten. Wie het uitvoert en wanneer het klaar is, leg je daarna vast bij het besluit. Zie besluit vastleggen.

Eén besluit per vergadering vastleggen kost twee minuten en scheelt de discussie die er anders een half jaar later komt.

Wat je deze week nog niet hoeft

Geld, sponsors en materialen kunnen wachten. Die hebben elk hun eigen onderdeel in de app en horen bij de penningmeester en de commissieleiders. Zie kaders, budget en mandaat als je toch wilt kijken.