Hoe werkt dit: roosters

Met roosters plan je de diensten van de kantine en de wedstrijddiensten in.

Waarom dit er is, terwijl het op de nooit-lijst stond

Bardienstroosters stonden in het functioneel ontwerp (§18) op de nooit-lijst. Op 12 september 2026 is die regel herzien: bardiensten inplannen mag wel, via de kantinemodule. De rest van de nooit-lijst blijft staan.

Een dienst is iets anders dan een klus:

Een klus is een losse uitvraag. Je meldt je aan en zit nergens aan vast.
Een dienst is terugkerend werk met een verplichting. De bar gaat om negen uur open, en dan staat er iemand of niet.

De kantine als interne commissie

Is de kantine bij jullie een aparte stichting? In de app is de kantine een interne commissie met een eigen naam en een eigen inlog: een commissie met het recht canteen op deze module. Er is dus geen tweede vereniging en geen tweede administratie.

Wat je ermee doet

Inroosteren doet de kantinecommissie of de roosterbeheerder, via Diensten inroosteren. Je maakt een rooster per week en niet per zaterdag. Kies een dag, een tijdvak, hoeveel mensen er nodig zijn en tot wanneer het zich herhaalt. Doordeweekse diensten (trainingsavonden) gaan net zo.

Een teamtaak vul je in door bij Teamtaak van een teamnaam te zetten. De teamleider plant dan namen in, of de leden melden zich zelf aan.

Iedereen in het kader kan zich voor zichzelf aanmelden met Ik draai deze dienst. Wie zich afmeldt met Toch niet, blijft als afmelding in de lijst staan. De coördinator ziet zo dat er iemand is weggevallen. Zodra er iemand afvalt, staat de dienst weer op “handen nodig”.

Wie er was, legt de coördinator achteraf vast met één tik op de naam.

De IVA bij een bardienst

Een IVA is het bewijs voor verantwoord alcohol schenken. Meestal heb je niet genoeg vrijwilligers met een IVA om elke dienst alleen met IVA-houders te vullen. De app eist het daarom niet van iedereen achter de bar. Wel adviseert de app om bij elke bardienst minstens één IVA-houder in te plannen.

Bij een bardienst staat automatisch de IVA als advies en een minimumleeftijd van 16 jaar.
Iedereen mag zich aanmelden met Ik draai deze dienst, met of zonder IVA.
De coördinator mag iedereen inplannen, met of zonder IVA.
Staat er nog niemand met een geldige IVA op de dienst, dan zie je in de lijst de regel Nog geen IVA-houder op de dienst. In het geopende blad staat: “Er staat nog niemand met IVA op deze dienst. We raden aan om minstens een IVA-houder in te plannen.” Bij Iemand inplannen staat de korte versie onder het keuzeveld.
Zodra er een IVA-houder op de dienst staat, verdwijnt het advies. Het houdt nooit iemand tegen.
Alleen wie het rooster beheert of de papieren mag inzien, ziet dit advies. Een gewoon lid ziet het niet, omdat het iets zou zeggen over de papieren van anderen.

Het advies kijkt naar wie ingepland is, zichzelf aanmeldde of er al was (Geweest), en naar de IVA die op de dag van de dienst geldt. Wie zich afmeldt of ruilt, telt niet mee. Het advies telt alleen een IVA die als papier in de app staat. Blijft het advies staan terwijl iemand wel een IVA heeft? Leg dan het papier vast met Papier vastleggen op het tabblad Wie mag wat.

De minimumleeftijd blijft wel gelden, omdat die in de wet staat. Meldt iemand zich aan die te jong is, dan weigert de app dat met de zin “Deze dienst is vanaf 16 jaar.” Plant de coördinator toch iemand in, dan lukt dat, met de melding “Ingepland, maar let op: …” en dezelfde reden onder de naam. De app kan de leeftijd alleen nakijken als het geboortejaar van het lid in de ledenadministratie staat. Ontbreekt dat, dan let je er zelf op.

De papieren staan bij de persoon en niet bij de dienst. Dat is bewust. Een IVA, een EHBO-certificaat en een trainersdiploma zijn hetzelfde soort gegeven, en drie modules hebben ze nodig. Je legt ze vast op het tabblad Wie mag wat, met Papier vastleggen. Dat doet een commissieleider (de functie met mandaat), het bestuur of de beheerder.

Het rooster beoordeelt een kwalificatie op de dag van de dienst. Een certificaat dat vandaag geldig is maar vóór een toekomstige dienst afloopt, voldoet voor die dienst niet. De datum van behalen en de laatste geldigheidsdag tellen allebei mee. Een papier zonder datum van behalen geldt vanaf het begin. Het kwalificatieoverzicht gebruikt de kalenderdag in Nederland. Zo staat een bewijs niet midden op zijn laatste dag als verlopen.

Wat dit bewust niet is

Dit is geen kassa en geen inkoop. Dat loopt buiten de app, want de kantine heeft daar een eigen systeem voor. De app gaat over wie er staat.

Een rooster naar Excel meenemen

Op het tabblad Rooster kun je de komende diensten beperken met Vanaf datum en Tot en met datum. Laat de velden leeg om alle opgehaalde komende diensten te zien. De teller zegt hoeveel diensten in je selectie staan. Kies Exporteer rooster om een CSV-bestand te downloaden dat je in Excel kunt openen.

Het bestand bevat één regel per dienst, met de tijden, de locatie, het team, de commissie, de benodigde en ingeplande bezetting, de namen en de stand. Afgemelde en geruilde vrijwilligers staan niet bij de ingeplande namen. Persoonlijke opmerkingen en kwalificatiegegevens gaan niet mee. De export is een momentopname. Een wijziging in Excel past het rooster in Clubista niet aan. Wil je het rooster afdrukken, open dan dit bestand in Excel en kies daar de pagina-indeling voor de gekozen periode.

Een dienst invullen en controleren

Open een dienst om te zien wie er staat. Als roosterbeheerder kies je bij Iemand inplannen een persoon en bevestig je met Inplannen. De naam en het aantal bezette plaatsen worden meteen in hetzelfde blad bijgewerkt. Tik op een naam om aanwezigheid vast te leggen. Tik opnieuw om terug te gaan naar ingepland. Gaat een dienst niet door, zet hem dan op vervallen met Dienst laten vervallen.

Kan iemand niet worden ingepland, dan staat de uitleg in het geopende blad en blijft de gekozen persoon staan. Ook bij het maken van diensten blijven de datum, de tijden en de notitie staan na een fout. De eindtijd moet na de begintijd liggen. Wekelijks herhalen kan vanaf de eerste dag tot maximaal een jaar later.

De roosterbediening is er in het Nederlands en het Engels. De namen, teamnamen en notities van je club blijven in hun oorspronkelijke taal. De taalkeuze verandert niets aan diensten, bevoegdheden of kwalificatieregels.