Hoe wijzig ik wie een functie vervult?

Iemand neemt een functie op zich, vangt hem tijdelijk op of stopt ermee. Zo leg je dat vast, zodat het bezettingsoverzicht klopt met de praktijk.

Wat je nodig hebt

Je hebt de rol Bestuur of Clubbeheerder, of je bent commissieleider van de commissie waar de functie bij hoort. De clubbeheerder stelt de rol in, zie Hoe geef ik iemand toegang tot Clubista?. Een commissieleider is iemand met een functie waarmee je namens de commissie mag handelen, zie mandaat. Heb je die rechten niet, dan staat er Lezen mag, wijzigen niet. Iemand toevoegen aan de kaderlijst kan alleen met de rol Bestuur of Clubbeheerder.

Stap voor stap

1. Ga onder Mensen naar Bezetting. Staat de persoon nog niet in de kaderlijst? Klik dan bovenaan op Persoon toevoegen. Vul de Naam in, en het E-mailadres en de Telefoon als je die hebt. Klik op Toevoegen aan de kaderlijst. Dit geeft nog geen toegang tot de app, zie Hoe geef ik iemand toegang tot Clubista?.
2. Zoek de functie. Filter met Alles, Aandacht of Vacant, of kies een commissie bij Alle commissies. Klik bij de functie op Bekijk. Op een telefoon tik je de functie aan.
3. Kies onder Iemand toevoegen bij Persoon de persoon. Kies bij Aard wat het is: Structureel als de functie van deze persoon is, Waarneming als iemand het tijdelijk opvangt en de functie vacant blijft, of Interim als het formeel tijdelijk is.
4. Kies bij een waarneming ook Hoort eigenlijk bij: De commissie zelf of Nieuwe persoon, nog te werven. Zonder dit verdwijnt het werk uit beeld zodra iemand het opvangt.
5. Vul bij Sinds de datum in waarop het begint. Vul bij een waarneming of interim ook Beoogd einde in: wanneer moet dit geregeld zijn? Klik op Bewaar.

Iemand laten stoppen

1. Open de functie met Bekijk. Bij Wie het nu doet staat iedereen die de functie vervult, met een datumveld voor de laatste dag.
2. Kies de laatste dag van de persoon. Standaard staat daar vandaag. Klik op Beëindigen en dan op Ja, beëindig. Het blad sluit.
3. Moet er werk mee naar een opvolger? Open de functie opnieuw met Bekijk en klik onderaan het blad op Bekijk overdracht. Hoe dat werkt, staat bij het werk aan een opvolger overdragen.
4. Blijft de functie onbezet en heb je iemand nodig? Klik in dat blad op Vacature publiceren, zie Hoe publiceer ik een vacature?.

Wat er daarna gebeurt

Na Bewaar sluit het blad en staat de persoon bij de functie in de kolom Bezet door. Heeft iemand daarmee drie of meer functies, dan blijft het blad open. Je leest dan “Bewaard. Het bezettingsoverzicht is bijgewerkt.” en de waarschuwing “Deze persoon heeft nu drie of meer functies. Bespreek hoeveel tijd dit kost en of hulp nodig is.” De bezetting is dan al bewaard.

Na Ja, beëindig sluit het blad ook. Is er niemand anders, dan staat de functie daarna als vacant in beeld, zoals de bevestiging al zei. Een functie beëindigen verandert de toegang tot Clubista niet. Die haalt de clubbeheerder apart weg, zie Toegang intrekken. Ook persoonlijke publieke links blijven staan, tenzij je ze bij het intrekken van de toegang meetrekt.

Als het misgaat

• Je mag de bezetting niet wijzigen. Je ziet dan Lezen mag, wijzigen niet of je krijgt de melding dat alleen de commissieleider van deze commissie, het bestuur of de beheerder dit mag wijzigen. Vraag iemand met de rol Bestuur of Clubbeheerder, of de commissieleider van de commissie, om het te doen.
• De persoon staat niet bij Persoon. Dan staat hij niet in de kaderlijst. Voeg hem toe met stap 1.
• Er staat dat je bij een waarneming moet zeggen waar het werk eigenlijk hoort. Kies dan bij Hoort eigenlijk bij een van de twee opties.

Verder

• Hoe geef ik iemand toegang tot Clubista?
• Hoe publiceer ik een vacature?
• Hoe werkt dit: bezetting en werving
• Een nieuwe club inrichten