Hoe werkt dit: koers

Hier zie je waar de club over een paar jaar wil staan en of ze op koers ligt. Het gaat om een paar pijlers met doelen en projecten. Bij elk onderdeel staat de stand in gewone woorden.

Voor de club

Op /koers staat eerst het plan: een naam (bijvoorbeeld “Beleidsplan 2032”), de looptijd, een motto, de missie en de visie. Eén plan is actief. Een nieuw plan kan zolang als concept klaarstaan. Een afgesloten plan blijft leesbaar.

Pijlers, doelen en projecten

Een pijler is een thema waar de club op inzet: jeugd, vrijwilligers, accommodatie.
Een doel hoort bij een pijler. Het heeft een meetlat in gewone woorden (“elk jeugdteam heeft twee gediplomeerde trainers”), een peildatum en eventueel een eigenaar.
Een project mag uit één zin bestaan en heeft een projectleider. Dat is een persoon en die hoeft geen commissieleider te zijn. Het hangt aan een pijler, aan een doel of aan geen van beide. Een opdrachtgever uit het bestuur mag erbij.

De stand

Elk doel en elk project heeft een stand in drie woorden: loopt, vraagt aandacht of zit vast. Kies je aandacht of vast, schrijf dan in een zin waarom.

Het bestuur geeft een doel ongeveer elk kwartaal een stand.
De projectleider geeft een project elke maand een update. Die beantwoordt drie vragen die de club al kent: gedaan, gaan doen, knelpunten.

Een stand of update kun je na het opslaan niet meer wijzigen. Klopt er iets niet, zet dan een nieuwe neer. Zo blijft de geschiedenis betrouwbaar voor het jaarverslag.

Stil betekent dat er zestig dagen niets is gemeld, of nog nooit. Er is dan een tijd niemand gaan kijken. Het zegt niets over goed of slecht. Ook een oude melding dat iets vastzat zegt niets over vandaag, dus ook die wordt na zestig dagen stil. Staat bij een doel “peildatum voorbij”, kijk dan of de meetlat nog klopt of geef het doel een nieuwe datum.

Wie ziet wat

Bij elk onderdeel kies je wie het ziet:

Alleen het bestuur: dit staat standaard aan. Zo kun je rustig aan een plan werken.
Bestuur en kader: iedereen met een functie in de club leest mee.
Alle leden met een account.

Je kunt de keuze altijd terugzetten. Een onderdeel is nooit zichtbaarder dan het onderdeel erboven. Deel je een doel met alle leden, maar ziet alleen het bestuur de pijler? Dan blijft het doel voor de leden verborgen tot je ook de pijler deelt. Het scherm waarschuwt je als je dat kiest.

Een projectleider ziet het eigen project altijd, ook als het nog bij het bestuur blijft. Het staat dan onder “Jouw projecten”.

Wie mag wat

	Lezen	Vastleggen
Bestuur (clubrol of bestuursfunctie)	alles	plan, pijlers, doelen, standen, projecten
Beheerder	alles	hetzelfde, en een stand of update verwijderen
Projectleider	wat gedeeld is, plus het eigen project	dossier, updates en verwijzingen bij het eigen, lopende project
Kaderlid (met een functie)	wat met het kader of de leden gedeeld is	niets
Lid met een account	wat met de leden gedeeld is	niets

Staat de module uit bij de club, dan ziet niemand iets en staat Koers niet in het menu. De gegevens blijven bewaard.

Waarom het zo werkt

Niets is verplicht om de app te laten werken. Een project mag uit één zin bestaan. Wat niemand bijhoudt, heet stil.
Een plan in wording is nog niet klaar om te delen. Daarom staat alles standaard bij het bestuur.
De projectleider schrijft de update zelf. Anders blijft die bij het bestuur liggen en wordt elk project stil.

Beginnen met een project

Ga vanuit Koers naar Projecten. Het bestuur kan daar Nieuw project kiezen. Geef het project een naam, beschrijf de aanleiding en kies zo mogelijk een projectleider en een opdrachtgever. Je hebt geen beleidsplan nodig. Zo kan een tribunevernieuwing of het plaatsen van camera’s beginnen zodra de club het werk wil onderzoeken.

Standaard zien het bestuur en de projectleider het project. Wil je dat meer mensen meelezen, kies dat dan bij Wie leest mee? Een gekoppeld beleidsplan kan de toegang verder beperken. Een projectleider of opdrachtgever krijgt hierdoor geen extra financiële bevoegdheden.

Het dossier groeit met het werk mee

De projectleider en het bestuur houden in het Projectdossier bij wat het resultaat moet worden, wat er wel en niet bij hoort, welke risico’s aandacht vragen en wat nodig is voor oplevering en beheer. Na afloop leggen ze vast wat de club ervan leert. Je hoeft dit niet allemaal bij de start in te vullen. Schrijf bij een tribune bijvoorbeeld eerst welke verbetering je zoekt. De afspraken over beoordeling en onderhoud voeg je later toe.

De werkfase zegt waar het project staat: idee, uitzoeken, besluiten, uitvoeren, opleveren of terugkijken. Dat is iets anders dan de voortgang. Tijdens het uitzoeken kan het werk goed lopen of juist vastzitten. Gebruik Voortgang melden voor gedaan, gaan doen en knelpunten. Kies je Vraagt aandacht of Zit vast, dan vul je de knelpunten in.

Een fase is geen besluit, vergunning of financiële goedkeuring. Regel die via de gewone clubprocessen. Zet geen afgeschermde beveiligingsinformatie in een dossier dat met alle leden wordt gedeeld. Gebruik daarvoor de afgeschermde projectbijlagen hieronder.

Verandert iemand het dossier terwijl jij het invult, dan overschrijft de app die wijziging niet met jouw versie. Je invoer blijft staan, zodat je hem kunt vergelijken met de actuele stand. Het bestuur kan ook de basisgegevens corrigeren met Projectgegevens bewerken. Zet je het project bij een ander beleidsplan, dan vervallen de oude pijler- en doelkoppeling. Het project en zijn updates blijven.

Afronden

Controleer samen de oplevering, de resterende punten, de beheerafspraken en de terugblik. Daarna kan het bestuur Rond project af kiezen. Het dossier blijft leesbaar. Er komen geen nieuwe werknotities of updates bij tot het bestuur het project heropent met Heropen project.

Bestaand werk aan het project verbinden

Onder Werk bij dit project kies je een functie, locatie, besluit of draaiboekuitvoering uit de bestaande administratie. Zo vind je afspraken en werkzaamheden bij elkaar. Met Bekijk bij de bron open je de betreffende module. Een locatie opent op het sportpark. Het onderdeel zelf houd je nog steeds op zijn eigen plek bij. Een functie koppelen is geen benoeming. Een draaiboek koppelen start geen tweede uitvoering.

Je ziet alleen namen en standen die je bij de bron mag lezen. Anders staat er “Niet beschikbaar voor jou”. Dat kan ook betekenen dat het onderdeel is verwijderd. Een leesfout meldt de app wel als fout. Bestuur en projectleider kunnen bij een open project verwijzingen weghalen met Haal verwijzing weg. De oorspronkelijke afspraak, functie of uitvoering blijft dan bestaan.

Nog niet

Deze onderdelen zijn er nog niet: meetwaarden uit andere modules, de toekomstscan en het publieke deel voor leden zonder account. Je kunt wel al functies, locaties, besluiten, draaiboekuitvoeringen, kaderversies en contractdocumenten verbinden. Losse bestanden voeg je toe als projectbijlage. Daarbij kies je zelf wie mag meelezen.

Mensen en mijlpalen voor je project

Open een lopend project en ga naar Mensen en planning voor dit project. Kies bij Verantwoordelijke commissie de commissie die het werk doet. Vul daarna de naam van de functie in, wat de vrijwilliger gaat doen en hoeveel mensen nodig zijn. Met Maak functie en verbind aan project komt de functie bij het project én in de gewone bezetting van de commissie. Benoemen en werven doe je daarna via Bezetting. De projectpagina laat zien hoeveel mensen benoemd zijn en hoeveel er nodig zijn. Een benoeming zegt nog niets over hoeveel tijd iemand voor dit project heeft. Bespreek dat met elkaar.

Voor de mijlpalen kies je onder Mijlpalen uit een draaiboek een bestaand draaiboek. Vul de datum in waar de stappen omheen staan en geef de uitvoering een herkenbare naam. Controleer de getoonde stappen en datums voordat je start. Met Start planning en verbind aan project maakt Clubista de uitvoering en de taken aan en koppelt ze meteen aan het project. Via Bekijk taken en overdracht open je de taken en de overdracht.

Is het draaiboek intussen gewijzigd, dan blijft je invoer staan. Kies Haal actuele stand op; behoud mijn invoer en controleer de stappen opnieuw. Verstuur je hetzelfde verzoek nog een keer na een verbindingsprobleem, dan ontstaat er geen tweede uitvoering. Vul je bewust een nieuw verzoek in, dan kan dat wel.

Je hebt schrijfrecht voor het project nodig, en ook de juiste rechten voor de commissie of de planning. De naam en de beschrijving van een functie en een uitvoering volgen de zichtbaarheid van hun eigen module. Zet er dus geen vertrouwelijke projectdetails in. Een project afsluiten sluit de gekoppelde taken niet af.

De afspraak bij een project bewaren

Bij Werk bij dit project kun je ook een Kaderversie of Contractdocument kiezen. Een kaderversie herken je aan commissie, seizoen en versienummer. De link opent precies die versie. Een vervangen kader kun je nog inzien, maar het bewijst niet wat nu is afgesproken. Voor de actuele afspraken ga je naar Kaders.

Een contractdocument opent als PDF, met de gewone documentrechten. De projectkoppeling maakt het document niet openbaar. Mag iemand het project lezen maar de bron niet, dan ziet die persoon alleen dat het onderdeel niet beschikbaar is. Ontkoppelen verwijdert de bron niet. Losse offertes en beveiligingsbestanden vallen niet onder deze contractkoppeling.

Losse bestanden bij het project

Bij Projectbijlagen voeg je een PDF, PNG, JPEG of WebP toe van maximaal 10 MiB. Denk aan een offerte, een garantieblad of een opleverfoto. Standaard lezen alleen het bestuur en de huidige projectleider mee. Wil je een bestand aan de terreincommissie overdragen, kies die commissie dan bij Wie mag dit bestand lezen? Doe dat alleen als alle huidige vrijwilligers van die commissie de inhoud mogen zien. Deze keuze geeft geen toegang tot het project of tot andere documenten.

Lukt een upload niet, dan houdt de app je bestand en je keuze vast. Probeer het opnieuw. Viel de verbinding weg nadat het bestand al was opgeslagen, dan maakt Clubista dezelfde upload af. Kies je een ander bestand, dan begint een nieuwe upload. Een onafgemaakte upload blijft zichtbaar voor de projectleiding en kan worden ingetrokken. Heeft een project honderd bijlagen, dan moet je eerst ongebruikte uploads opruimen.

Met Trek bijlage in stop je het aanbieden van het bestand en verwijder je het uit de opslag. Dit kun je niet ongedaan maken. Lukt alleen het opruimen niet, dan blijft de bijlage ingetrokken. Je ziet dan een knop om het opruimen opnieuw te proberen. Een afgesloten project bewaart zijn afgeronde bijlagen. Onafgemaakte uploads kun je nog wel opruimen.

Via Mijn beschikbare projectbijlagen bij Koers vindt een vrijwilliger ook bestanden waarvoor de eigen commissie leesrecht kreeg. Andere bestandsnamen en aantallen laat de app niet zien. Na het einde van een benoeming vervalt het leesrecht via die commissie. Een bestand dat iemand al heeft gedownload, kan de app niet van diens apparaat halen.

Van project naar dagelijks beheer

Een vernieuwde tribune of nieuwe camera vraagt ook na de oplevering aandacht. Leg eerst in Sportpark vast bij welke plek de voorziening hoort en welke commissie het beheer doet. Een voorziening zonder eigen beheercommissie volgt de commissie van de locatie. Richt het controleritme in bij Keuringen, met dezelfde verantwoordelijke commissie.

Open het project en kies Beheer overdragen. Kies de locatie, eventueel de voorziening en het controleritme. Beschrijf bij Wat is opgeleverd?, Afspraken over beheer en Open restpunten wat de beheerder moet weten. Is er geen apart controleritme nodig, leg dan uit waarom. Deze tekst kunnen alle huidige vrijwilligers van de ontvangende commissie lezen. Deel handleidingen of garantiebladen daarnaast bewust als projectbijlage. Met Bied overdracht aan stuur je het aanbod naar de commissie.

De ontvanger vindt het aanbod via Koers onder Mijn beheeroverdrachten, of bij het werk op de locatie. Een huidig commissielid leest de afspraken en kiest Bevestig namens de commissie. Dat bevestigt alleen dat de afspraken zijn ontvangen. Een technische goedkeuring, betaling of vergunning leg je vast bij de daarvoor bedoelde bron. Door de ontvangst wordt het besloten project niet toegankelijk.

Zijn de brongegevens veranderd, trek dan het oude aanbod in met Trek aanbod in en maak een nieuw aanbod met de actuele afspraken. Na een verbindingsfout blijft de ingevulde tekst staan. Verstuur je hetzelfde verzoek opnieuw, dan ontstaat er geen dubbele overdracht. Een bevestigd aanbod blijft bewaard als bewijs van ontvangst. De links naar locatie en keuring tonen de actuele stand. Je kunt een project afsluiten terwijl een aanbod nog op ontvangst wacht. Spreek dan af wie het volgt. Afsluiten neemt geen taken of onderhoudsverplichtingen over.