Een nieuwe club inrichten
Je bent de clubbeheerder van een verse club. Een lege werkomgeving heeft geen knop om mee te beginnen, want alles hangt aan iets anders. Daarom is er een scherm dat de volgorde bewaakt.
Ga naar Inrichten onder Beheer. Het scherm heet De club inrichten. Bovenaan staat de checklist Stappen, en onder de checklist staan de knoppen. Reken op een middag.
1. Zet een seizoen klaar
Zonder seizoen kan er geen kader en geen planning bestaan. Klik op Seizoen. De app stelt een seizoen voor van 1 juli tot 30 juni, want zo loopt het bij de meeste clubs. Loopt het bij jullie anders, pas dan Naam, Begint op en Eindigt op aan. Klik op Maak dit het lopende seizoen. Er kan er maar één lopen.
2. Maak je commissies
Begin met de indeling die je al hebt, ook als die niet klopt. Klik op Startinrichting toepassen voor de gebruikelijke indeling van een gewone voetbalclub: negen commissies, zes bestuursfuncties, de ankers van het seizoen en de eerste draaiboeken. Pas daarna aan wat bij jouw club anders is. De startinrichting overschrijft nooit wat je zelf hebt aangepast.
Heb je een commissie erbij nodig? Klik op Commissie, vul de Naam in en schrijf bij Waarvoor is deze commissie er? het doel in één of twee zinnen. Klik op Commissie aanmaken. De commissie staat dan nog niet op de wegwijzer. Een commissieleider (de functie met mandaat) koppel je bij stap 4.
Kies per commissie ook wie haar werk mag lezen. Dat doe je op de commissiepagina bij Wie het werk van deze commissie mag lezen: Zoals de club, Open of Besloten. Staat de club op open, dan leest elk kaderlid mee.
3. Voer je mensen in
Heb je een ledenadministratie met een koppeling, dan komen personen daar vandaan. Anders klik je op Persoon. Vul de Naam in, en eventueel het E-mailadres en de Telefoon, en klik op Toevoegen aan de kaderlijst. Dit geeft nog geen toegang tot de app. Voor de inrichting heb je alleen het kader nodig, niet alle leden.
Zet Naam mag op de publieke wegwijzer alleen aan als de persoon dat wil. Een naam die eenmaal buiten staat, haal je niet meer terug.
4. Koppel mensen aan functies
Per commissie zijn er functies, en aan elke functie koppel je wie het doet. Ontbreekt een functie, open dan de commissie onder Mijn commissies, ga naar het tabblad Bezetting en klik op Functie toevoegen.
Ga daarna naar Bezetting en klik bij de functie op Bekijk. Kies bij Persoon de naam en klik op Bewaar. Vangt iemand het werk tijdelijk op, kies dan bij Aard voor Waarneming en zeg bij Hoort eigenlijk bij waar het werk thuishoort. Een waarneming telt anders dan een vaste bezetting (Structureel). Zie Hoe wijzig ik wie een functie vervult? voor de hele weg, ook als iemand stopt.
5. Geef toegang
Klik op Toegang. Vul het E-mailadres in waarmee de persoon gaat inloggen. Kies bij Rol of het een kaderlid, bestuurslid of clubbeheerder is. Kies bij Hoort bij welke persoon uit de kaderlijst? de persoon. Klik op Uitnodigen.
Er gaat vanuit dit scherm geen mail de deur uit. De uitgenodigde vraagt zelf een inloglink aan op het inlogscherm, met dit adres. Bij die eerste inlog krijgt hij zijn rol. Zo weet je zeker dat het adres klopt. Zie Hoe geef ik iemand toegang tot Clubista? voor alle stappen, ook wat de uitgenodigde zelf doet.
De clubbeheerder moet bij de eerste inlog tweestapsverificatie aanzetten. Dat hoort zo: een clubbeheerder kan bij alles.
6. Zet aan wat je gebruikt
Klik op Wat we gebruiken en zet per module de schakelaar aan of uit. Wat uitstaat komt niet in het menu. Uitzetten verwijdert niets: wat er staat blijft staan en komt terug zodra je de module weer aanzet. Begin klein en zet aan wat je deze maand echt gaat gebruiken.
7. Vul de wegwijzer en de jaarplanning
De wegwijzer is de startpagina die iedereen zonder inloggen ziet. Je vult hem per commissie. Open een commissie onder Mijn commissies. Klik bij Functioneel mailadres op Bewerk, zet er een adres van de commissie in, niet van een persoon, en klik op Bewaar. Vul onder Onderwerp toevoegen een Onderwerp in, bijvoorbeeld “Kleding bestellen”, en klik op Toevoegen. Zo komt elke vraag die bij deze commissie hoort in de wegwijzer. Klik daarna op Publiceren op de wegwijzer. Begin met de tien vragen die bij jou het vaakst binnenkomen.
Ga daarna naar Planning en zet de jaarplanning aan met Jaarplanning maken. Zet met Anker zetten de ankers erin die je zeker weet. Zie jaarplanning en draaiboeken.
Wat je daarna doet
Instellingen: hoe de club heet, hoeveel handtekeningen er onder een document horen, hoe lang je bewaart. Zie instellingen. Dat kan een week later. De checklist noemt ook Het sportpark. Zie sportpark.