Hoe werkt dit: materialen

Hier zie je wat er ligt, waar het ligt, wat elk team heeft en wat er besteld moet worden. Een probleem met het ballenhok komt zo bij de materialencommissie terecht en niet bij de voorzitter.

Voor de club

/materialen heeft drie tabbladen. Het eerste, Voorraad, is voor iedereen in het kader. De andere twee zijn voor de materialencommissie, het bestuur en de beheerder.

Voorraad

Hier staan alle artikelen met hun categorie, de plek waar ze liggen en de voorraad. Bovenaan staat wat onder minimum is. Dat is de bestellijst voor de volgende ronde.

Dit tabblad werkt als wegwijzer voor spullen. Elk kaderlid kan opzoeken waar de ballen liggen en welke commissie die plek beheert. De plekken komen uit dezelfde locatieboom als de bordposities. Wat je hier vastlegt, staat dus ook op de sportparkkaart.

Zit je in de materialencommissie, dan tik je een artikel aan om de voorraad bij te werken: ontvangen, corrigeren na tellen of afschrijven. Een correctie vraagt een reden. Een voorraad die zomaar verandert, is geen voorraad.

Uitgiften

Aan het begin van het seizoen krijgt elk team een set. Maak eerst een standaardset per leeftijdscategorie, bijvoorbeeld 10 ballen maat 4, 12 hesjes en 20 pionnen. Die geef je in één keer uit. De regels en de voorraadmutaties komen er vanzelf bij.

Kies op Uitgiften voor Standaardset maken. Geef de set een herkenbare naam, vul eventueel de leeftijdscategorie in en kies de artikelen met hun aantallen. Met Artikel toevoegen voeg je een volgende regel toe. Kies elk artikel één keer en gebruik hele aantallen. Ontbreekt een artikel, maak het dan eerst aan bij Voorraad. Na Set bewaren staat de nieuwe set in de keuzelijst van Set uitgeven. Een set maken verandert de voorraad niet. Dat gebeurt pas bij het uitgeven.

De leider bevestigt de uitgifte met zijn naam. Tot die tijd staat de uitgifte als “niet bevestigd” in de lijst. Aan het eind van het seizoen heb je die lijst nodig.

Bij retour vul je per regel in hoeveel er terugkomt en in welke staat. Spullen die kapot of kwijt zijn, komen niet terug in de voorraad. Anders zegt de administratie dat ze er liggen en zegt het schap van niet.

Bestellingen

Een bestelling begint als concept. Kies de leverancier, de commissie die betaalt en het seizoen, en voeg daarna de regels toe. Met Plaats de bestelling komt het bedrag meteen als verplichting in het budget van die commissie. Zo klopt het bedrag dat nog over is (“resterend”) al voordat de factuur er is.

Bij Ontvangen gaat de voorraad omhoog en vervalt de verplichting. Vanaf dat moment komt het bedrag via de boekhouding binnen. Zonder deze stap telt het bedrag dubbel.

Teams

Teams komen uit de bron (Sportlink of een bestand). Je maakt ze niet in dit scherm. Alleen de beheerder kan er met de hand een aanmaken. Dat staat dan als handmatig vastgelegd. Zo is later te zien welke teams niet uit de bron komen, en waarom een aantal niet klopt.

Wie mag wat

	Voorraad zien	Voorraad bijwerken	Uitgifte en retour	Bestellen
Materialencommissie	ja	ja	ja	ja
Bestuur	ja	ja	ja	ja
Beheerder	ja	ja	ja	ja
Ander kaderlid	ja	nee	nee	nee

Het bestuur heeft dezelfde rechten, omdat een bestelling een verplichting in het budget is. Die getallen ziet het bestuur al bij de kaders. Dezelfde grens geldt bij sponsoring.

Waarom het zo werkt

De voorraad volgt altijd uit de mutaties. Er is geen veld dat iemand kan overschrijven. Je ziet dus altijd waarom er vier ballen minder zijn.
Een geplaatste bestelling is meteen een verplichting. Wacht je tot de factuur er is, dan stuur je op een getal van een maand oud.
Een uitgifte zonder bevestiging blijft onbevestigd. Dat is het verschil tussen “we hebben het gegeven” en “ze hebben het gekregen”.
De plek komt uit de locatieboom, dezelfde boom als de velden en de bordposities. Eén boom, dus de sportparkkaart toont deze plekken vanzelf.

Wat er nog niet in zit

Het meldformulier voor trainers en leiders zonder login (tekort of defect melden vanaf de commissiepagina). Wie inlogt, kan het al als melding sturen via /meldingen.
QR-codes op tassen en doelen, en de jaarlijkse veiligheidskeuring van doelen als checklist-item. Beide staan in het ontwerp als “later”.

Artikelgegevens corrigeren en een lijst meenemen

Open een artikel en kies Bewerk artikelgegevens om de naam, categorie, opslagplek, eenheid, minimumvoorraad of notities te wijzigen. Bewaren verandert de voorraad niet. Voor ontvangen, tellen en afschrijven gebruik je de voorraadmutatie met een reden.

Boven de voorraadlijst kun je zoeken en sorteren. De teller zegt hoeveel rijen zijn ingeladen en hoeveel daarvan bij je zoekopdracht passen. Exporteer zichtbare rijen maakt een CSV-bestand met de getoonde kolommen. Wil je maar een paar artikelen meenemen, vink die dan aan. De export bevat dan alleen de gekozen rijen die bij de huidige zoekopdracht zichtbaar zijn.

Een leverancier en meerdere bestelregels toevoegen

Kies bij Bestellingen de knop Bestelling beginnen en kies een bestaande leverancier. Staat die er niet tussen, vul dan Naam nieuwe leverancier in en kies Voeg leverancier toe en kies. De nieuwe leverancier is daarna meteen geselecteerd. Kies de commissie die betaalt en het seizoen en druk op Begin.

Open de conceptbestelling om de regels in te voeren. Na Regel toevoegen blijft het blad open. De opgeslagen regel verschijnt bovenaan en de invoervelden zijn leeg voor de volgende. Bij een fout blijft je invoer staan. Controleer de regels en het totaal voordat je de bestelling plaatst. Pas bij het plaatsen komt de verplichting in het budget.

Leveranciersgegevens corrigeren

Kies bij Bestellingen de knop Leveranciers bijwerken en kies de leverancier. Pas de naam, de contactgegevens of het klantnummer aan en kies Bewaar leverancier. De leverancier blijft aan dezelfde artikelen en bestellingen gekoppeld. Bestelregels en bedragen veranderen niet. Een website begint met https:// of http://. Lege contactvelden kun je later aanvullen.

Heeft iemand anders de gegevens intussen aangepast, dan overschrijft de app die wijziging niet met jouw versie. Je invoer blijft staan. Neem die zo nodig over voordat je het blad sluit en de nieuwste gegevens opent.

Een standaardset veranderen

Kies bij Uitgiften voor Standaardset bijwerken en open de set. Je kunt de naam, de leeftijdscategorie, de artikelen en de aantallen aanpassen. Met Set bewaren gaan alle wijzigingen tegelijk door. Eerdere uitgiften blijven zoals ze waren. De nieuwe samenstelling geldt voor de volgende uitgifte. Je voorraad verandert hierdoor niet.

Een artikel mag één keer in de set staan, met een positief heel aantal. Heeft iemand anders de set intussen gewijzigd, dan blijft jouw invoer staan en vraagt de app om de nieuwste versie te openen. Neem je eigen aantekeningen zo nodig over voordat je het blad sluit.

De voorraad tellen

Open een artikel en kies bij Soort mutatie voor Voorraad geteld. Vul in hoeveel er werkelijk ligt, ook als dat nul is. Schrijf bij de toelichting waarom je de stand aanpast, bijvoorbeeld na de jaarlijkse telling. Kies Bewaar telling. De app rekent het verschil met de voorraadadministratie zelf uit en legt dat vast als correctie.

Klopt de telling al met de administratie, dan komt er geen overbodige mutatie bij. Heeft iemand sinds het openen van het artikel materiaal ontvangen of uitgegeven, dan blijft jouw invoer staan en vraagt de app je eerst de nieuwste voorraad te controleren. Zo overschrijft een oude telling geen nieuwe uitgifte.