Hoe werkt dit: bezetting en werving

Op het bezettingsoverzicht zie je in een paar seconden waar het knelt. Alles wat je ziet volgt uit de bezetting zelf. Er is geen aparte lijst met signalen om bij te houden.

Voor de club

/bezetting toont vier kerncijfers en daaronder alle functies, met de grootste risico’s bovenaan. Vitale functies met een probleem staan het hoogst.

De signalen zijn altijd dezelfde, zodat je ze herkent zonder uitleg:

Signaal	Betekent
Vacature	Er zijn minder mensen structureel op de functie dan gewenst
Waarneming verlopen	De waarneming loopt langer dan de bedoelde einddatum
Schaduwvacature	Iemand vangt het op, maar de functie is niet structureel bezet
Interim zonder einde	Formeel tijdelijk, maar er is geen einddatum ingevuld
Veel functies: bespreken	Deze persoon heeft drie of meer functies. Bespreek of de tijd past en welke hulp nodig is
Loopt af	De bedoelde einddatum valt binnen twee maanden
Zonder profiel	De functie heeft geen profieltekst
Op orde	Er speelt niets

De bezetting wijzig je in het detail van de functie. Op een telefoon opent dat als blad, op een computer als paneel. Je kiest zelf de aard van de bezetting:

Structureel: de functie is van deze persoon en is bezet.
Waarneming: iemand vangt het tijdelijk op. De functie blijft vacant en telt als schaduwvacature. Je geeft aan waar het werk eigenlijk hoort. Zonder die aanduiding verdwijnt het werk uit beeld zodra iemand het opvangt.
Interim: formeel tijdelijk, met een bedoeld einde. Zonder einddatum blijft het een signaal. Dat is de bedoeling.

Drie of meer functies is een reden voor een gesprek. Het aantal functies zegt niets over uren: drie kleine taken kunnen minder tijd kosten dan één grote rol. Bespreek met de persoon of de verdeling past en welke hulp nodig is. De app stelt zelf geen overbelasting vast.

Een bezetting telt mee tot en met de einddatum. Daarna is die persoon in het commissieoverzicht en de bronvergelijking geen huidige bezetter of commissieleider meer. Bij een nieuwe waarneming en bij een beëindiging krijgt iedere bedoelde ontvanger één melding. Die melding verwijst naar de gewijzigde bezetting. Doorloopt de verwerking op de achtergrond dezelfde ronde nog een keer, dan krijgt niemand een tweede melding.

Een vacature publiceer je met één klik vanuit het detail. De tekst komt uit het profiel van de functie. Op /werving houd je bij wat er gebeurt: status, kanaal, eigenaar en notities. Zet je een vacature op vervuld, dan verdwijnt hij vanzelf van de site.

Mandaat: wie handelt namens een commissie

Een functie met mandaat mag namens haar commissie handelen: het kader bijwerken, de klussen van de commissie beheren, het overleg voorbereiden en de functies van die commissie beheren.

Vroeger hing dat aan de soort functie. Alleen een functie van de soort commissieleider mocht iets. Bij de ene vereniging stuurt de jeugdcoördinator de hele jeugd aan. Bij de andere is dezelfde rol een aanspreekpunt zonder mandaat. Daarom is mandaat nu een schakelaar per functie (ADR 70). Elke functie van de soort commissieleider kreeg het mandaat bij de overgang. Er veranderde dus niets aan wie wat mocht.

Eén ding volgt het mandaat niet: de doelgroep “Alle commissieleiders” in de module communicatie. Die doelgroep volgt de soort functie. Geef je mandaat aan een coördinator die niet van de soort commissieleider is, dan zit die persoon niet in die doelgroep. Kies dan bij de functie de soort commissieleider, of stuur het bericht naar de commissie.

Rechten en kwetsbaarheid

Op /beheer/rechten staan drie bladen voor het bestuur en de beheerder:

Waar het wringt. Signalen over de verdeling: iemand met drie of meer zware petten, mandaat in drie of meer commissies, een zware bevoegdheid die alleen aan een waarneming hangt, een club zonder geldbevoegdheid of zonder beheerder, een commissie waar niemand met mandaat zit, en een vitale functie zonder bezetting.
Wie draagt wat. Per persoon de petten, geteld over de bezetting van vandaag.
Per functie. De schakelaars voor mandaat en vitaal, met uitleg erbij.

Dit scherm keurt niets af. Het laat zien hoe het nu zit. Bij een vereniging draagt vaak één iemand drie petten. Dat werkt prima tot die persoon stopt. Op dit scherm zie je waar dat zo is.

Voor wie eraan bouwt

De signalen komen uit de view bezettingssignaal (migratie kern_helpers_en_views). Een functie kan meerdere signalen hebben. Het zwaarste bepaalt de sortering, en vitaal telt 50 punten extra.
src/modules/bezetting/ heeft de query’s en de server actions. src/modules/werving/ doet de vacatures.
Een wijziging in de bezetting schrijft een gebeurtenis (bezetting.gewijzigd) via app.gebeurtenis_schrijven. De outbox staat dicht voor directe inserts.
Wie mag wijzigen: de clubbeheerder, het bestuur, of wie mandaat heeft in de commissie waar de functie bij hoort. Dat staat in de policy en in de server action.
app.is_trekker, app.is_trekker_in, app.is_trekker_van_functie en app.trekker_van lezen allemaal functie.mandaat en niet meer functie.type. De laatste twee dragen de schrijfregel van bezetting en werving en de toewijzing van draaiboektaken. Het rechtenbeeld komt uit app.rechtenbeeld(org). Wat daaraan kwetsbaar heet, staat in woorden in src/modules/bezetting/model.ts, met een unittest eronder.
Het rechtenscherm blijft bereikbaar als de module bezetting uitstaat. Het mandaat bepaalt ook wie kaders bewerkt en declaraties beoordeelt.
De aard van een bezetting is van de app. Geen enkele importadapter schrijft die (ADR 13).

VOG’s (WP-K3)

Bij een functie kun je aanzetten dat er een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) bij hoort (vog_vereist). Sinds september 2026 kun je ook vastleggen dat iemand er een heeft. /beheer/vog toont wie een VOG moet hebben omdat de functie dat vraagt, en hoe het ervoor staat.

De app bewaart alleen de datum van afgifte, het kenmerk en tot wanneer de club de VOG geldig rekent. De verklaring zelf hoort niet in deze app.

Je eigen VOG zie je altijd. Verder zien alleen het bestuur en de clubbeheerder dit. Een commissieleider hoeft dit niet te weten van de mensen in de eigen commissie. Elke wijziging komt in de audit, omdat dit de veiligheid van kinderen raakt.

Het pachtcontract met de SFO vraagt de VOG’s per 1 januari. De norm is elke begeleider met jeugdcontact, dus niet alleen betaalde trainers. Een VOG is gratis voor vrijwilligers bij een sportclub. Een smalle dekking is dus een kwestie van administratie.

Teams (WP-N3)

De app hield eerst alleen het kader in commissies bij. De leiders, trainers en coaches van de teams stonden er niet in. Dat zijn er veel meer dan kaderleden, en daar zit het verloop.

De gegevens komen uit de bron die de club instelt, net als bij de kaderlijst: de bond, een bestand of de app zelf (ADR 6). Een groot deel staat al in Sportlink. De app houdt daarom geen tweede administratie naast Sportlink bij. De brongroepen team en teambezetting leveren dezelfde verschillenlijst als de rest.

De app voegt de norm toe. Sportlink weet wat er is ingevuld, niet wat ontbreekt. Leg per soort team vast wat het nodig heeft (een leider, twee trainers en of daar een VOG bij hoort). Het verschil komt dan als werklijst tevoorschijn. Zo wordt “26,2 procent van de teams heeft een geregistreerde coach” een lijst met teamnamen.

Voor de rest geldt hetzelfde als bij het kader: de aard van een bezetting komt van de app en nooit uit de bron (ADR 13). Een waarneming vult het gat dus niet. Het blijft een schaduwvacature.

Een persoon corrigeren

Bestuur en clubbeheerder vinden onder Bezetting → Personen de kaderlijst, ook de inactieve personen. Zoek de naam en kies Bewerk persoon. Je kunt de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de actieve status en de toestemming voor de publieke naam aanpassen. Geeft het formulier een fout, dan blijven het formulier en je invoer staan.

Een handmatige contactcorrectie wordt niet door een bronimport overschreven. Zet je iemand op inactief, dan kun je die persoon niet meer kiezen voor een nieuwe bezetting. Bestaande functies eindigen daardoor niet en de app-toegang blijft. Regel die twee dus apart als iemand vertrekt, zodat verantwoordelijkheden niet ongemerkt verdwijnen.

Met Exporteer zichtbare rijen download je de ingeladen kaderlijst als CSV. Heb je gezocht, dan gaan alleen de gevonden rijen mee. Kies je losse rijen, dan krijg je alleen die selectie. Het bestand bevat de getoonde kolommen, geen accountkoppelingen en geen verborgen gegevens.

Een functie bijstellen

Open de commissie en ga naar Bezetting. Met Bewerk functie pas je de naam, het soort functie, de gewenste bezetting, de aanduiding vitaal en het profiel aan. Dat kan met bewerkrechten voor die commissie. Bestuur en beheerder kunnen het voor alle commissies.

Een functiewijziging verandert geen benoemingen of mandaat. Geef je een functie een andere naam, dan krijgt niemand daardoor meer rechten. Bij een vertrek of een andere verdeling van verantwoordelijkheden werk je de bezetting en de bevoegdheden apart bij.

Een functie die niet meer nodig is

Open de commissie, ga naar Bezetting en kies Bewerk functie. Onder aan het formulier staat Archiveer functie. Bevestig dit alleen als de rol niet meer nodig is. De functie verdwijnt uit de actieve lijsten. Eerdere benoemingen en afgeronde taken blijven in de administratie staan.

De app houdt archiveren tegen zolang iemand de functie nu of later vervult, er nog open werk aan hangt of de functie aanspreekpunt van een commissie is. Verplaats of beëindig de bezetting, draag het werk over en wijs zo nodig een ander aanspreekpunt aan. Daarna kun je de functie archiveren. Een gearchiveerde functie kan geen nieuwe bezetting krijgen.

Het werk aan een opvolger overdragen

Open een functie in Bezetting en kies Bekijk overdracht. De huidige bezetter, het bestuur of iemand die deze bezetting mag beheren kan een overdracht klaarzetten. Kies de verantwoordelijke, de opvolger en de afgesproken datum. Schrijf op wat de opvolger moet weten: lopende afspraken, aandachtspunten en waar de documenten staan. Zet er geen wachtwoorden of vertrouwelijke stukken in.

Vink de open taken aan die meegaan. Je ziet alleen taken van deze functie en commissie die geen eigenaar hebben of op naam van de gekozen verantwoordelijke staan. De app verandert nog niets aan de eigenaar van die taken. Is een taak tijdens het invullen gewijzigd, kies dan Ververs taken en kies opnieuw. Je uitleg blijft staan. Je bekijkt de nieuwe stand en maakt je selectie opnieuw. Met Bied overdracht aan staat het aanbod klaar. Er gaat geen mail uit. Spreek met de opvolger af wanneer jullie het aanbod bekijken.

Leg de nieuwe benoeming vast bij de gewone bezetting. Zodra de opvolger de functie vervult, kan die op dezelfde pagina Neem over kiezen. Na bevestigen staan de gekozen open taken op naam van de opvolger. Datums, voortgang en afgerond werk blijven behouden. Is een taak intussen veranderd, dan neemt de app niets over. Trek het aanbod in, bespreek de nieuwe stand en maak een nieuw aanbod. Bevestig je twee keer, dan ontstaan er geen dubbele taken.

Een overdracht regelt het vertrek zelf niet. Beëindig de oude bezetting, controleer de accounttoegang en trek oude persoonlijke publieke links in. Na het einde van de benoeming heeft de voorganger via deze functie geen toegang meer tot de overdracht. Heeft die persoon ook een bestuurs- of beheerdersrol, dan kan hij via die rol toegang houden.

De interface in het Engels gebruiken

Kies Engels bij de taalinstelling. Het bezettingsoverzicht, de filters en de formulieren voor toevoegen en benoemen volgen die keuze. Namen van personen, commissies en functies blijven staan zoals de club ze heeft ingevoerd. Bij ongeldige invoer blijft het blad open, met een foutmelding in de gekozen taal en je ingevulde gegevens.