Hoe werkt dit: jaarplanning en draaiboeken

Terugkerend werk start op tijd, omdat de app het aankondigt. Wat elk jaar hetzelfde gaat, staat opgeschreven. Zo kan de volgende het draaien zonder degene die het bedacht.

In de clubkalender staan de taken van uitvoeringen in het gekozen seizoen. Taken uit eerdere seizoenen duwen die niet weg. Een taak houdt zijn echte datum, ook als de voorbereiding of de afronding buiten het seizoen valt.

Jaarplanning en draaiboek zijn twee vormen van hetzelfde gereedschap. Daarom staan ze op één scherm. Het situatiedraaiboek heeft een eigen scherm.

	Hangt aan	Draai je	Staat op
Jaarplanning	de ankers van het seizoen	één keer per seizoen, met “Rol uit”	`/planning`
Draaiboek	de datum van de gebeurtenis	elke keer opnieuw, met “Start”	`/planning`
Situatiedraaiboek	nu, want het gebeurt al	zodra het misgaat, met “Start nu”	`/situaties`

Taken afwerken in de kalender

Open het tabblad Kalender en kies een taak. Je ziet de uitleg, de datum, de commissie en de verantwoordelijke. Hoort de taak bij jou, ben je commissieleider (de functie met mandaat) van die commissie of werk je namens het bestuur, dan kun je de voortgang veranderen en bewaren.

Kies Bezig als je eraan werkt en Afgerond als het klaar is. Heb je je vergist? Zet de taak dan weer op Open. Is het werk dit keer niet nodig, kies dan Niet nodig en schrijf erbij waarom. De taak en de reden blijven leesbaar. Heropenen verwijdert de reden.

Heeft iemand anders de taak intussen gewijzigd, dan overschrijft de app die wijziging niet met de jouwe. Je keuze en uitleg blijven in het blad staan. Sluit het blad, vernieuw de pagina en bekijk de actuele stand voordat je opnieuw kiest. Taken uit een afgesloten uitvoering kun je nog lezen. Je kunt ze vanuit de kalender niet meer wijzigen.

Voor de club

Ankers

Een anker is een vast ijkpunt van het seizoen: de seizoenstart, het eerste competitieweekend, de ALV, de winterstop. Ze staan boven de jaarplanning, want daar hangt de jaarplanning aan. Het bestuur zet ze met Anker zetten. De rest van de club leest ze.

Open een bestaand anker om de datum te wijzigen. De app laat eerst zien welke taken erbij horen en wat hun nieuwe datum zou worden. Alleen de open taken die je aanvinkt, schuiven mee. Opnieuw uitrollen vult daarna alleen ontbrekende taken aan. Het verplaatst geen bestaand werk.

Jaarplanning

Per commissie (of voor de hele club) leg je vast wat er elk seizoen moet gebeuren: een stap, aan welk anker die hangt, en hoeveel dagen ervóór of erna. Op het scherm staat dat in gewone taal, bijvoorbeeld “zes weken vóór seizoenstart”. Bij het invullen typ je dagen: -42 is zes weken van tevoren.

Met Rol uit maakt de app de taken. Elke stap wordt een taak met een echte datum, bij de commissieleider van de verantwoordelijke commissie. Opnieuw uitrollen is veilig. De app vult alleen aan wat ontbreekt en overschrijft niets. Wordt een anker later pas ingevuld, rol dan opnieuw uit. De ontbrekende taken komen er dan bij.

Een stap mag een andere commissie als uitvoerder hebben (Wie doet het). De taak komt dan bij die commissie te staan. Zo regelt de evenementencommissie dat de vrijwilligerscommissie op tijd mensen werft.

Draaiboeken

Een draaiboek is hetzelfde lijstje, maar dan om een gebeurtenis heen: de Voetbaldagen, een toernooi, de ALV. Je start het met een datum (Datum van de gebeurtenis) en een naam (Naam van deze keer, bijvoorbeeld “Voetbaldagen herfst”). De stappen krijgen hun deadline vanaf die datum. Hetzelfde draaiboek start je gerust twee keer per seizoen. Elke keer is het een eigen uitvoering met eigen taken.

Afronden kan alleen met een evaluatie. Ook “ging goed” is een antwoord. Zonder die regel draai je het wel, maar leer je er niets van. De kennis zit dan volgend jaar weer in iemands hoofd. Daarom bestaat er een uitvoering en niet alleen een lijstje.

Situatiedraaiboeken

Een afgelasting, een ongeval op het veld, schade aan het clubhuis: je ziet het niet aankomen. Je kunt vooraf wel opschrijven wat er dan moet gebeuren. Dat staat op een eigen scherm (/situaties), want wie zondagochtend bij het veld staat, zoekt niet onder “planning”.

Drie dingen zijn anders dan bij een gewoon draaiboek:

Het draaiboek start nu, met Start nu. Je vult geen datum in. Je typt één zin over wat er aan de hand is en de stappen staan klaar.
De klok telt in uren: “meteen”, “binnen een uur”, “binnen twee dagen”. Bij een gewoon draaiboek tellen dagen, hier uren.
Elk kaderlid mag starten en afvinken, niet alleen de commissieleider of het bestuur. Wie erbij staat, doet het. Tijdens een ongeval wil je niet wachten op iemand met de juiste rechten. Het draaiboek zelf maken blijft wel werk van de commissie of het bestuur.

Het bestuur en de betrokken commissie krijgen bericht zodra een situatie start. Dat bericht vertrekt bij de eerstvolgende berichtenronde, dus het kan even duren. Bel zelf de mensen die het nu moeten weten.

Loos alarm stopt de situatie en laat de openstaande stappen vervallen, met jouw reden erbij. Afronden vraagt een verslag: wat er is gebeurd en wat er anders moet. Bij een ongeval of schade vraagt de verzekeraar later ook om dit verslag.

Kalender en herinneringen

Het tabblad Kalender toont alle taken uit de planning op datum, van alle commissies. Een taak die dit seizoen niet nodig is, zet je daar op “niet nodig”, met een reden. De taak blijft leesbaar maar telt niet meer mee.

De app stuurt zelf bericht: veertien dagen vooraf, drie dagen vooraf en op de dag dat iets te laat is. Dat laatste bericht gaat ook naar de commissieleider van de commissie. Een taak die blijft liggen, raakt de hele commissie.

Wie mag wat

	Ankers zetten	Sjabloon beheren	Uitrollen of starten	Situatie starten	Lezen
Kaderlid				ja	alles
Commissieleider		eigen commissie	eigen commissie	ja	alles
Bestuurslid	ja	alle commissies	alle commissies	ja	alles
Clubbeheerder	ja	alle commissies, ook clubbreed	alle commissies	ja	alles

Lezen mag iedereen in het kader. Hoe de club werkt, is geen geheim.

Voor wie eraan bouwt

Migratie 20260908160000_module_c_planning.sql: seizoensanker, sjabloon, sjabloon_item, sjabloon_uitvoering, plus drie kolommen op taak (sjabloon_item_id, uitvoering_id, vervalreden).
Eén model voor allebei. De architectuur noemde eerst aparte draaiboektabellen. Het is één model geworden, want het verschil zit alleen in het anker en niet in de vorm. soort is jaarplanning of draaiboek, en een item hangt aan een anker_code of aan de datum van de uitvoering. Dat scheelde ongeveer de helft van het werk en voorkomt twee bijna gelijke schermen.
app.jaarplanning_uitrollen is idempotent via de idempotentiesleutel planning-<item>-<seizoen> op de taak. app.draaiboek_starten is dat niet, want hetzelfde draaiboek mag vaker draaien. Daar hangt de sleutel aan de uitvoering.
Een partieel unieke index (where datum is null) zorgt dat een jaarplanning één uitvoering per seizoen heeft. Een draaiboek mag er zoveel hebben als nodig.
De evaluatieplicht staat als check op de tabel én in app.uitvoering_afronden. Een scherm dat vergeet ernaar te vragen, krijgt alsnog een afwijzing.
Herinneringen hebben geen eigen tabel. De architectuur noemde een herinnering-tabel, maar dat is de idempotentiesleutel op de melding geworden (taak-vooraf14-<id> en zo). Dat geeft dezelfde garantie met minder machinerie: twee keer draaien op één dag levert één mail. planTaakherinneringen staat in src/kern/taak/, want het is niet van deze module. Elke taak met een deadline krijgt ze.
Migratie 20260910110000_situatiedraaiboeken.sql: de derde soort (situatie), de kolom binnen_uren op sjabloon_item, toelichting op sjabloon_uitvoering, en drie functies (app.situatie_starten, app.situatie_stap, app.situatie_afbreken). Het model kon dit aan zonder nieuwe tabel, precies zoals in september voorspeld.
De ruimte zit in functies en niet in policies. Elk kaderlid mag een situatie starten en afvinken, maar er staat geen bredere policy op taak of sjabloon_uitvoering. Alles loopt langs drie functies die precies één ding doen. Een policy zou de hele rij openzetten voor rechtstreekse wijzigingen via de API, en dat is meer dan de bedoeling.
app.uitvoering_afronden is uitgebreid: bij een situatie is mag_situatie_starten genoeg. Anders blijft een lijstje openstaan tot de commissieleider maandag weer kijkt.
De deadline van een stap blijft een datum, ook al telt de stap in uren. Dat is wat een takenlijst kan. Het uur staat in de stap en op het scherm waar je de situatie afwerkt.
Nog niet gebouwd uit module C: de ICS-feed, de wekelijkse digest per portefeuille, de Sportlink-activiteiten in de kalender en afhankelijkheden tussen stappen.

Verplichtingen uit contracten

Een sjabloon kan gemarkeerd zijn als verplichting (“Dit moet, het is geen gewoonte”), met erbij waar die vandaan komt. Dat is het verschil tussen “dit doen we omdat het handig is” en “dit moet van een contract”. Dat verschil bepaalt wat er gebeurt als je het vergeet. Een verplichting zonder bron kan niet: de database weigert hem.

Voorbeelden zijn de VOG’s per 1 januari, een omzetopgave over het eerste kwartaal, het melden van een zomersluiting vóór 1 maart en een halfjaarlijkse evaluatie met de verpachter. Ze staan als sjabloon en niet als losse taak. Zo rollen ze elk seizoen opnieuw uit en zitten ze niet in iemands hoofd.

Evenementen met inschrijving

Een toernooi, een clinic of de vrijwilligersavond: zet hem klaar, zet hem open en deel de link. Wie erop klikt, schrijft zich in zonder account.

Dit vervangt een Tikkie van een vrijwilliger. Dat geld staat op een privérekening, de penningmeester ziet het niet en wie er betaald heeft, staat in een appgroep. Bij Clubista gaat het geld naar de clubrekening en staat de deelnemer in de administratie.

Je stelt per evenement een van deze drie manieren van betalen in:

Alleen inschrijven. Er is geen prijs en geen betaling. De inschrijving is meteen bevestigd.
Meteen betalen via de betaaldienst. De deelnemer gaat na het inschrijven naar de betaalpagina. De inschrijving staat op wacht op betaling tot de dienst bevestigt dat er betaald is. De app vraagt de betaling zelf op bij de dienst, in de controleronde die elke vijf minuten draait.
Op factuur achteraf. De inschrijving staat vast en de factuur volgt.

Is een evenement vol, dan komt iemand op de wachtlijst.

Een link die tijdens het invullen verloopt of wordt ingetrokken, geeft een foutmelding. De app toont alleen een bevestiging als de inschrijving echt is bevestigd, op de wachtlijst staat of op betaling wacht. Heb je alleen leesrechten, dan kun je evenementen bekijken maar zie je geen knoppen om er een aan te maken, te openen, te sluiten of te annuleren.

Wat er speelt, ziet het hele kader. De namen en adressen van deelnemers lezen alleen de organiserende commissie, het bestuur en de beheerder. Het zijn vaak mensen die geen lid zijn.

Per evenement staat hoe lang de inschrijvingen bewaard blijven, standaard een jaar. Een deelnemerslijst van een toernooi uit 2021 helpt niemand meer en is een risico.

De beheerder zet de betaaldienst aan bij Instellingen, onder Betalen. Staat er geen dienst, dan kan een evenement wel inschrijvingen aannemen maar geen betaling vragen. Het scherm zegt dat ook.

De lessen meenemen naar een volgende uitvoering

Open bij een afgeronde uitvoering Verwerk lessen. Lees de evaluatie en de stappen die je kunt overnemen. Schrijf bij Welke les neem je mee? de les op, geef de herziene versie een herkenbare naam en pas de uitleg voor de volgende uitvoering aan. Kies Maak herziene versie. Controleer daarna de overgenomen stappen bij Planning en pas die aan waar dat nodig is.

De herziene versie staat naast het eerdere sjabloon. Kies haar bewust wanneer je de volgende uitvoering start. De vorige taken, datums en evaluatie blijven bewaard. Er wordt niets automatisch gestart of verplaatst. De eerdere versie blijft beschikbaar als je die bewust wilt hergebruiken. Van één evaluatie kun je maar één keer een herziene versie maken.

Verandert iemand de stappen terwijl jij bezig bent, dan krijg je een melding. Kies Haal actuele stappen op; behoud mijn tekst en vergelijk de stappen met jouw tekst. Die tekst blijft staan. Zo neem je geen verouderde voorbereiding over zonder dat je het merkt.

Starten na een verbindingsfout

Krijg je na Start geen antwoord, probeer dan dezelfde handeling in het open formulier opnieuw. De app gebruikt daarvoor dezelfde startopdracht en maakt geen tweede uitvoering. Wil je bewust nog een activiteit plannen, sluit dan het formulier en kies opnieuw Start. Die uitvoering krijgt eigen taken, ook als de datum hetzelfde is.

De planningbediening en de meldingen zijn er in het Nederlands en het Engels. Titels en uitleg die de club invoert, blijven staan zoals ze zijn geschreven. Opnieuw uitrollen van een jaarplanning vult ontbrekende taken aan. Bestaande taakdatums veranderen daardoor niet. Let op: een sjabloon verwijderen verwijdert ook de bijbehorende uitvoeringen. Een sjabloon dat bij een bewaarde herziening hoort, kun je daarom niet verwijderen.

Werk uit een uitvoering overdragen

Spreek eerst met elkaar af wie het resterende werk oppakt. Kies bij de uitvoering Werk overdragen, vink de open taken aan en kies bij Wie neemt het over? de ontvanger. Schrijf bij Wat moet de ander weten? op wat al geregeld is, wat nog moet gebeuren en waar de ander op moet letten. Met Draag gekozen werk over verhuizen alleen de aangevinkte taken naar die persoon. Hun datums blijven gelijk. Afgeronde en vervallen taken blijven staan. Die kun je niet kiezen.

Het bestuur of de bevoegde commissieleider kan dit doen. Bevat het draaiboek werk voor een andere commissie, dan heb je ook het beheerrecht van die commissie nodig. De ontvanger krijgt hiermee geen nieuwe functie en geen extra toegang tot documenten of een besloten commissie.

Heeft iemand een gekozen taak intussen gewijzigd, dan wordt er niets overgedragen. De app houdt je tekst vast. Kies Haal actuele taken op; behoud mijn tekst, kies opnieuw en controleer de afspraken. Onder Eerdere overdrachten staan de ontvanger, de afspraken en de meegenomen taken. Zo kan de volgende vrijwilliger terugvinden wat is overgedragen. Deze geschiedenis zie je alleen als je de uitvoering en alle betrokken taken mag lezen.

Een datum veranderen

Open een seizoensanker, of kies Datum wijzigen bij een draaiboekuitvoering. Vul de nieuwe datum in en de reden (Waarom verandert de datum?). Onder de velden zie je per taak de huidige datum en het voorstel. Niets is alvast aangevinkt. Kies alleen het werk waarvan je de afspraak wilt verzetten. De voorgestelde datum schuift evenveel dagen als de gebeurtenis. Een eigen afwijkende planning houdt daardoor dezelfde afstand tot die gebeurtenis.

Wijkt een datum af van het huidige sjabloon, dan vraagt de app de afspraak te controleren. Dat betekent niet automatisch dat iemand de datum bewust heeft veranderd. Ook het sjabloon kan later zijn aangepast. Afgeronde, vervallen en ongedateerde taken blijven staan. Je kunt ook alleen het anker of de datum van de gebeurtenis wijzigen en geen taken verplaatsen, met Wijzig datum zonder taken te verplaatsen.

Controleer het voorstel en bevestig onderaan. Is de bron of een gekozen taak ondertussen gewijzigd, dan wordt er niets opgeslagen. Je tekst blijft staan. Haal de actuele stand op en kies opnieuw. Onder Eerdere datumwijzigingen vind je de reden en de datums van het werk dat is meegeschoven. De gewone leesrechten van de bron en de taken blijven gelden.