Hoe werkt dit: facturatie van sponsoring

Je maakt alle sponsorfacturen in één ronde, uit de contracten. Elke factuur krijgt een nummer dat daarna vaststaat, en een status tot de betaling. Je hebt geen Word-sjabloon en geen losse nummering nodig, en je hoeft niet te zoeken wie al betaald heeft.

Voor de club

/facturen heeft drie tabbladen.

Openstaand

Wat er nog binnen moet komen. Daaronder staat de ouderdomslijst: hoeveel er nog niet vervallen is, en hoeveel er tot 30, tot 60, tot 90 of meer dan 90 dagen over de vervaldatum is. Daarmee beslis je wie je belt. Tik een factuur aan om een betaling te boeken of een herinnering te sturen.

Ronde

Hier draai je de ronde en controleer je de concepten.

Voordat je een concept kunt versturen, moet de sponsor een actieve contactpersoon met een geldig e-mailadres hebben. Ontbreekt die, dan blijft de factuur een concept en krijg je uitleg wat je bij de sponsor moet aanvullen. Bij een hele ronde blijven zulke concepten over. De overige facturen worden klaargezet.

De melding “staat klaar voor verzending” betekent dat de mail op de achtergrond wordt verwerkt. Het is geen ontvangstbevestiging. Wordt een contactpersoon na het klaarzetten gedeactiveerd, of mislukt de postverwerking, dan moet de beheerder de mislukte verwerking nakijken.

1. Kies Factuurronde starten. Kies het seizoen, de periode (heel seizoen, een seizoenshelft of eenmalig), de factuurdatum en de betaaltermijn. Met Maak de concepten maakt de app een concept voor elk getekend contract dat voor die periode nog geen factuur heeft.
2. Kijk wat is overgeslagen. Dat staat bij de ronde, met de reden erbij: contract nog niet getekend, ander facturatiemoment of al gefactureerd. Dit is de helft van het antwoord. Een sponsor die je mist, zit meestal in die lijst.
3. Controleer een concept door het aan te tikken. Met Bekijk de PDF zie je precies wat de sponsor straks krijgt. Klopt een regel niet, dan pas je hem aan met Conceptregels bewerken (alleen de financiële commissie). Pas elke gewijzigde regel toe met Bewaar regel; btw en totaal rekent de app zelf opnieuw uit.
4. Verstuur de facturen: per stuk met Verstuur, of de hele ronde in één keer met Verstuur de concepten.

Draai je de ronde nog een keer, dan komen er geen dubbele facturen. De app vult alleen aan.

Alles

Het archief. Ook betaald en gecrediteerd, want een factuur verdwijnt nooit. De bewaarplicht is zeven jaar.

Wat er gebeurt bij verzenden

• De factuur krijgt het volgende nummer uit de reeks van de club, oplopend per kalenderjaar, met het voorvoegsel uit de instellingen (bijvoorbeeld CLUB2026-0001).
• De app zet de gegevens van de club en van de sponsor vast op de factuur. Een adreswijziging van volgend jaar verandert deze factuur niet meer.
• De PDF wordt gemaakt en bewaard, en gaat als bijlage naar de contactpersoon van de sponsor, met het financiële adres van de club in cc.
• De factuur krijgt de taal die de club dan heeft ingesteld voor haar post, Nederlands of Engels (zie Instellingen). Mail, pdf en elke herinnering daarna gaan in die taal, ook als de club later wisselt. De voorbeeld-pdf van een concept volgt de taal van dat moment. Het briefhoofd en de omschrijvingen van de regels zijn van de club en blijven zoals ze zijn geschreven.
• Vanaf dat moment wijzigt de factuur niet meer. De database weigert elke wijziging, ook als het scherm die toelaat.

Corrigeren

Een verzonden factuur pas je niet aan. Je maakt een creditnota, met een reden die blijft staan. De creditnota draait de regels om. De oorspronkelijke factuur blijft precies zoals hij verstuurd is, en het contract kan daarna opnieuw gefactureerd worden.

Een concept dat niet klopt, pas je aan of gooi je weg. Zolang het een concept is, kun je de regels nog wijzigen.

Naar de boekhouding

• UBL per factuur: het bestand dat een boekhoudpakket inleest zonder overtypen (NLCIUS, de Nederlandse invulling van EN 16931).
• Journaal (CSV) per ronde: één CSV met alle verzonden facturen, bedragen, betaald en openstaand. Er staan bewust geen grootboekrekeningen en dagboekcodes in. Die verschillen per club en per pakket, en een verkeerde aanname daar kost meer dan overtypen.

Deze twee bestanden werken voor elk boekhoudpakket. Een club zonder koppeling gebruikt ze zoals ze zijn.

Wie mag wat

	Facturen zien	Ronde draaien, verzenden, betalingen	Crediteren
Penningmeester (financiële vlag op de bestuursfunctie)	alles	ja	ja
Commissie met het recht facturatie	alles	ja	ja
Beheerder	alles	ja	ja
Sponsorcommissie	alleen de eigen sponsors, alleen de status	nee	nee
Ander kaderlid	niets	nee	nee

“Eigen sponsors” zijn de sponsors waarvan jij accountmanager bent. Zo weet je of je moet bellen, en gaat de hele debiteurenlijst van de club niet rond.

Instellen

In de instellingen van de club horen bij deze module: kvk, btw_nummer, iban, adres, factuur_prefix en factuur_email. Ze komen op elke factuur te staan en gaan mee in de UBL. Zonder IBAN kan de sponsor niet betalen. Zonder btw-nummer neemt een pakket de factuur soms niet aan.

Waarom het zo werkt

• Nummers lopen per club per jaar op en zijn onveranderbaar na verzenden. Dat is meer dan een vormkwestie: een boekhouding met gaten of dubbele nummers is niet te controleren.
• Een ronde is idempotent. Twee keer op de knop levert geen tweede factuur op.
• De mail loopt via de outbox. Verzenden schrijft een gebeurtenis. De cron maakt de PDF, bewaart hem en verstuurt de mail. Mislukt dat, dan staat de fout bij de melding en gaat er niets stil verloren.
• Heeft een sponsor geen contactpersoon met e-mailadres, dan krijg je een zichtbare fout. Zo gaat er geen factuur de deur uit die nergens aankomt.

Regelbedragen volgen de afronding van de database. Eerst rondt de database de ingevoerde aantallen, prijzen en percentages af op twee decimalen. Daarna rekent hij het bedrag exclusief btw en de btw ieder uit het ongeronde product. Halve centen ronden van nul af. Een creditnota keert daardoor ook bij zulke bedragen de oorspronkelijke factuur exact om.

Bij online betalingen legt de app de definitieve betaalstatus en de gebeurtenis voor de inschrijving samen vast. Een mislukte databasehandeling wordt opnieuw geprobeerd. De controleronde registreert ook controles waarbij de betaaldienst niet antwoordt, zodat andere wachtende betalingen aan de beurt blijven komen. Een databasefout bij het lezen van factuurgegevens of het opslaan van het PDF-document blijft een fout voor de outbox.

Gelijktijdige verzend- en herinneringsronden gebruiken dezelfde documentkoppeling voor een factuur. Het aanmaken van de documentmetadata en het koppelen aan de factuur gebeuren in één databasehandeling onder dezelfde factuurvergrendeling. Bestaande dubbele metadata uit eerdere verwerking blijft behouden voor eventuele verwijzingen, maar verhindert geen nieuwe verzending of herinnering.

Facturen zoeken, sorteren en exporteren

De factuurtabel heeft een zoekveld, een sorteerkeuze en een CSV-export. Bedragen sorteren op hun waarde en vervaldatums op datum. Heb je gezocht, dan exporteer je alleen de gevonden rijen. Met de selectievakjes beperk je de export verder. Dit is een uitdraai van de ingeladen tabel. Het is geen AFAS-export en het verandert niets aan de boekhouding.

Een betaalregistratie herstellen

Vul bij een ontvangen betaling het bedrag en de datum in. Een deelbetaling mag. De app berekent daarna wat nog openstaat. Dit legt de betaling alleen bij de factuur vast. De app voert hiermee geen bankbetaling uit.

Mislukt de handeling, dan blijft je invoer staan. Krijg je de melding dat de registratie al bestaat, vernieuw dan eerst het overzicht. Boek dezelfde betaling niet opnieuw vanuit een nieuw formulier. Probeer je dezelfde geopende aanvraag opnieuw, dan ontstaat er geen tweede betalingsregel. Twee afzonderlijke deelbetalingen tellen allebei mee in het totaal.

De interface volgt de taalkeuze van je account. In het Engels heet dit Invoices, met Outstanding, Batch en All als tabbladen. Je eigen omschrijvingen, sponsornamen en seizoensnamen blijven zoals ingevoerd. Het overzicht leest ook verder dan de eerste vijfhonderd facturen. Een leesfout wordt niet als een gedeeltelijk totaal getoond.